Reisekosten ⇒ steuerlich absetzen

Die 5 wichtigsten Fakten zu den Reisekosten

Zu den Reisekosten zählen die tatsächlich anfallenden Kosten der Geschäftsreise oder Dienstreise.

Im österreichischen Steuerrecht sind gemäß § 26 EStG verschiedene Arten von Reisekosten als absetzbar anerkannt, sofern diese ausschließlich beruflich oder geschäftlich bedingt sind.

Daher können Posten wie die folgenden steuerlich geltend gemacht werden:

• Treibstoff für das Firmenauto
• Zugtickets
• Flugtickets
• Taxikosten
• Hotelkosten
• Verpflegungskosten (auch bezeichnet als: Diäten)

Neben tatsächlich entstandenen Reisekosten erlaubt das Steuerrecht gemäß § 4 Abs. 5 EStG sowie § 26 Z 4 EStG auch die Absetzung sogenannter fiktiver Reisekosten. Diese ermöglichen es, bestimmte Pauschalbeträge ohne direkten Beleg als berufliche Ausgaben geltend zu machen.

• Die fiktiven Reisekosten bieten eine vereinfachte Abrechnungsmöglichkeit und können ohne Einzelnachweise bis zu den gesetzlichen Höchstgrenzen steuerlich abgesetzt werden.

• Sie tragen dazu bei, den Verwaltungsaufwand für die Steuererklärung zu reduzieren und sorgen für eine faire Berücksichtigung beruflich bedingter Ausgaben.

Im Zuge einer Geschäftsreise oder Dienstreise anfallende Verpflegungskosten können nach bestimmten Regelungen und Kostensätzen von der Steuer abgesetzt werden.

Diese Verpflegungsmehraufwendungen, bekannt als Diäten oder Tagesgelder, stellen einen wesentlichen Bestandteil der steuerlich absetzbaren Reisekosten dar. Sie decken die Mehrkosten für Mahlzeiten während beruflich bedingter Abwesenheit vom regulären Arbeitsplatz oder Wohnort ab.

Wann sind Diäten steuerlich absetzbar?

Voraussetzung für die steuerliche Absetzbarkeit von Diäten ist, dass:

• Die Kosten im Rahmen einer ausschließlich im Rahmen einer dienstlich durchgeführten Reise entstehen.

• Die Reise eine bestimmte Mindestdauer überschreitet, wodurch ein Mehraufwand für Verpflegung begründet wird.

Bei der Nutzung eines privaten Fahrzeugs können die entstehenden Kosten in Form des amtlichen Kilometergelds steuerlich geltend gemacht werden.

In Österreich wird das Kilometergeld aktuell mit 0,42 EUR pro Kilometer angesetzt. Diese Regelung gilt für Fahrzeuge, die zu weniger als 50 % für berufliche Fahrten genutzt werden, und ermöglicht den Abzug der Kosten als Betriebsausgabe.

Das Pendlerpauschale ist eine finanzielle Abgeltung für Arbeitnehmer und Dienstnehmer durch den Staat für die Wegstrecken von Wohnstätte zu Arbeitsstätte, um die finanzielle Belastung für Arbeitnehmer und Dienstnehmer durch den täglichen Weg zur Arbeit zu mildern.

• Anspruch kann je nach Zumutbarkeit eines Massenverkehrsmittels entweder auf das kleine Pendlerpauschale oder das große Pendlerpauschale bestehen.

• Kleines Pendlerpauschale: Ist die Benützung eines Massenverkehrsmittels für den Arbeitsweg zumutbar, besteht Anspruch auf das kleine Pendlerpauschale als Ausgleich für die entstehenden Reisekosten.

• Großes Pendlerpauschale: Ist die Benützung eines Massenverkehrsmittels für den Arbeitsweg nicht zumutbar, besteht Anspruch auf das große Pendlerpauschale als Ausgleich für die entstehenden Reisekosten.

• Es richtet sich an Personen, die regelmäßig längere Strecken zwischen ihrem Wohnort und Arbeitsplatz zurücklegen müssen.

Der Anspruch auf ein Pendlerpauschale ist von folgenden Faktoren abhängig:

• Zumutbarkeit der Benützung öffentlicher Verkehrsmittel.

• Es muss eine bestimmte Entfernung zwischen Wohnstätte und Arbeitsplatz bzw. Ort der Dienstverrichtung vorliegen.

• Zeitliches Überwiegen im Lohnzahlungszeitraum: die Strecke von Wohn- zu Arbeitsstätte muss an mehr als 10 Tagen im Kalendermonat zurückgelegt werden.

Tagesgeld stellt eine Aufwandsentschädigung zur Deckung von Ausgaben auf Dienstreisen dar. Diese Beträge können daher bei dienstlichen Reisekosten als Aufwand deklariert werden und entsprechend bei der Reisekostenabrechnung steuerlich abgesetzt werden.

Im Zuge der Absetzung der Tagesgelder stehen wie folgt zu – gemäß § 26 EStG beträgt der maximale Tagsatz 26,40 Euro:

• Für jede angefangene Stunde im Ausmaß von 1/12 des Tagsatzes.

• Nach Verwaltungspraxis auch bei eintägigen Reisen über 11 Stunden: Im Ausmaß des vollen Tagsatzes.

Nächtigungsgelder im Inland sind entweder in der tatsächlichen belegbaren Höhe anzusetzen oder pauschal mit 15 Euro pro Nacht zu verwenden.

Nächtigungsgelder im Ausland unterliegen gesonderten Regelungen, die in § 25 und § 26 der Reisegebührenvorschrift (RGV) definiert sind.

Im Zuge von ausschließlich geschäftlich bzw. dienstlich bedingten Reisen im Inland besteht die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs:

Werden die pauschalen Beträge der Diäten und Nächtigungsgelder in Anspruch genommen, können 9,0909 % als Vorsteuer (Anwendung des 10-prozentigen Steuersatzes) für Inlandsreisen herausgerechnet und abgezogen werden.

• Diese Regelung ist in § 13 UStG abgebildet.

• Die entsprechenden Steuersätze sind in § 10 UStG abgebildet.

• Diese Bestimmungen gelten auch für Unternehmer aus EU-Mitgliedstaaten in Österreich.

Die Reisezulagen für Dienstverrichtungen im Ausland sind gesetzlich in der Festsetzung der Reisezulagen für Dienstverrichtungen im Ausland festgelegt:

• Die Gesetzesgrundlage enthält die vollständige Aufstellung der Auslandsreisekostensätze je Kontinent und Land mit den jeweiligen Sätzen für Tages- und Nächtigungsgebühren.

Bei Auslandsreisen muss der Zweck der Reise genau angegeben werden, da sie sonst als Urlaubsreisen eingestuft werden.

• Ist der Reisezweck betrieblich veranlasst sowie nicht mit privaten Tätigkeiten kombiniert, ist darüber Aufzeichnung zu führen und die Reise wird entsprechend der Regelungen und Sätze als Aufwand anerkannt.

• Die Vorsteuer darf bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern wiederum überall abgezogen werden.

Das Führen eines Fahrtenbuchs ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, die genaue Dokumentation der Reisen ist aber eine Voraussetzung für die Geltendmachung der steuerlichen Vorteile.

• Die Finanzverwaltung verlangt keine bestimmte Form der Fahrtendokumentation – es gilt aber:

• Je klarer und nachvollziehbarer sowie detaillierter diese aber ist, umso eher kann mit damit als Nachweis auch Geld vom Finanzamt zurückgeholt werden.

Alle Details zum Fahrtenbuch inklusive kostenloser Vorlage im praktischen Word-Format sowie Details zur bequemsten Lösung der Reisedokumentation direkt per App finden Sie hier:

Mehr zum Thema

Wenn Sie beruflich viel unterwegs sind – ob mit Firmenauto oder Privatfahrzeug – und nach einer bequemen und effizienten Lösung für die Erfassung und Abrechnung Ihrer Reisekosten suchen, dann finden Sie auf der unten verlinkten Seite alle Details zur vollständig in die Buchhaltung integrierbaren Reisekostenfunktionalität mit Kilometerbuch, Fuhrparkverwaltung und Reisekosten- und Diätenberechnung:

• Einfache und übersichtliche Erfassung der Diäten
• Berücksichtigung der gesetzlichen 5-  und 15-Tagesregeln
• Einfache Eingabe der Reise und automatische Berechnung der Tag- und Nächtigungsgelder
• Kilometerbuch inklusive GPS-Tracking mit manumeter-App
• Reisen mit Grenzübertritt einfach einzugeben
• Automatische Prüfungen gemäß Gesetzesvorgaben

Zu den Details