Registrierkassa Einstellungen Kassa (Anwendung): Unterschied zwischen den Versionen

Aus FreeFinance
Wechseln zu:Navigation, Suche
(Kasseneinstellung)
(Für die Verarbeitung des Kontoauszugs über den Kontoauszugslader)
 
(Eine dazwischenliegende Version desselben Benutzers wird nicht angezeigt)
Zeile 161: Zeile 161:
 
Über den Tagesabschluss werden die Einnahmen der Bankomatkassa auch direkt in die Buchhaltung verbucht.
 
Über den Tagesabschluss werden die Einnahmen der Bankomatkassa auch direkt in die Buchhaltung verbucht.
  
'''Achtung:'''
+
==== Für die Verarbeitung des Kontoauszugs über den Kontoauszugslader ====
:: Die ''Gutschrift(en) am Bankkonto sind zu ignorieren'' und nicht nochmal zu verbuchen.
+
 
:: Die ''Disagios'' werden am einfachsten pro Tag oder Monat als ''Spesen des Geldverkehrs'' in der Buchhaltung als Ausgabe eingebucht.
+
* Legen Sie vorab ein Duplikat vom Konto "Schwebende Geldbewegung", das Sie nur für diese Registrierkassa verwenden, damit eine Abstimmung/Kontrolle "sortenrein" möglich ist (nur 1x notwendig).
 +
* Navigieren Sie zu Ihrer Registrierkassa > Berichte und wählen Sie die gewünschte Bankomat-Kassa und den gewünschten Zeitraum (er sollte mit dem Kontoauszug übereinstimmen). Notieren Sie sich den Brutto-Saldo.
 +
* Für diese auf der eigentlich fiktiven Bankomat-Kassa erfassten Beträge legen Sie nun über das Dashboard der Registrierkassa beispielsweise 1x pro Monat eine Barentnahme (wählen Sie zuerst unbedingt die richtige Kassa "Bankomat) auf "Schwebende Geldbewegung" mit dem notierten Betrag an.
 +
* Erhalten Sie nun die Einnahmen auf Ihrem Bankkonto gutgeschrieben, erfassen Sie für jede dieser Kontoauszugszeilen eine Umbuchung auf dieses Schwebende Geldbewegung über die Schaltfläche "Neue Umbuchung" rechts oben.
 +
* Wenn der Überweisungsbetrag bereits abzüglich Disagio und Spesen ist, so erfassen Sie nochmal extra die Spesen als Eingangsrechnung gegen dieses "Schwebende Geldbewegungen".
 +
* Ziel ist es, dass nach der Verarbeitung für den gewünschten Zeitraum, der Saldo auf diesem "Schwebende Geldbewegungen" wieder 0 ist.
  
 
== Aktivieren einer Kassa ==
 
== Aktivieren einer Kassa ==

Aktuelle Version vom 4. November 2019, 13:23 Uhr

Übersicht

Eine Registrierkassa ist die Grundlage für Barbuchungen und Erstellung von Kassenbons in FreeFinance.

Eine Registrierkassa besteht aus folgenden Informationen:

  • Grundeinstellung der Kassa
  • Druckeinstellungen
  • Erweiterte Layouteinstellungen

Bevor die Kassa verwendet werden kann wird diese aktiviert. Details dazu unter Aktivieren einer Kassa. Eine Kassa kann auch geschlossen werden. Details dazu unter Schließen einer Kassa.

Testkassa

Für Tests, Trainings und Schulungen wird automatisch eine Testkassa angelegt. Diese benötigt keine Signatur und steht immer zur Verfügung.

Diese Kassa hat keine Verbindung zu einer Belegart (Konto) in der Buchhaltung und kann auch nicht in der Rechnungslegung als Geldeingang in Bar verwendet werden.

Kassen in der Test-Phase

In der Test-Phase können keine Echtkassen angelegt werden.

Signatureinrichtung bestellen und registrieren

Für die Registrierkassensicherheitsverordnung 2017 ist eine Signatur erforderlich. FreeFinance verwendet dafür die A-Trust ONLINE Signatur, die zusätzlich zur Registrierkassa hinzubestellt wird.

Haben Sie bereits eine Kassa ohne Signatureinrichtung, haben wir eine genaue Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Umstieg auf die neue Kassa.

Signatureinrichtung

Die A-Trust Online Signatur ist für 5 Jahre gültig und wird direkt über FreeFinance bezogen.

Eine Signatur wird für alle Kassen des Unternehmers (dh: des Mandanten) verwendet.

Signatur Registrieren

Wurde das Signaturprodukt bestellt, kann die Registrierung für das Unternehmen erfolgen.

Dafür geben Sie eine der folgenden Unternehmensinformationen ein:

  1. Ihre Finanzamts/Steuernummer (wenn in den Finanzeinstellungen / Grundeinstellungen eingegeben, wird diese automatisch vorbelegt)
  2. Ihre GLN-Nummer
  3. Ihre UID-Nummer (wenn in den Finanzeinstellungen / Grundeinstellungen eingegeben, wird diese automatisch vorbelegt)

Signaturdetails und melden an das Finanzamt

Wurde die Signatur erfolgreich registriert, finden Sie alle Informationen unter dem Bereich Signatureinrichtungen.

Klicken Sie für die direkte Meldung oder auch für die Detaildaten zur manuellen Meldung auf das Symbol .

Der Dialog zeigt alle relevanten Informationen zur Signatur an.

  • Sie können die Meldung der Signaturdaten selbst in FinanzOnline durchführen. Haben Sie die Meldung selbst durchgeführt, klicken Sie zur Bestätigung auf Habe ich selbst gemeldet.
  • Ist das Produkt Direktmeldung Finanzamt bestellt, können Sie die Meldung auch direkt über FreeFinance durchführen. Klicken Sie hierfür auf Jetzt bei FinanzOnline melden.

Wichtig: Die Signatur muss vor dem Aktivieren einer Kassa an FinanzOnline gemeldet werden!

Kasseneinstellung

In der Grundeinstellung werden die Eckpunkte der Registrierkassa festgelegt:

  • Name: Der interne Name der Registrierkassa (zb: Hauptkassa, ...)
  • Nummer der Kassa: Die Kassanummer muss eindeutig sein und wird in der Verschlüsselung mit aufgenommen.
  • Gruppe: Mit der Kassengruppe können die zusammengehörigen Registrierkassen, zB: Bar- und Bankomatkassa eines Standortes, zusammengefasst werden.
  • Zahlungsmittelkonto: Als Integration in die Buchhaltung muss ein Zahlungsmittelkonto für eine Kassa-Belegart hinterlegt werden.
  • Nachbuchungen erlauben: Schalten Sie dies nur ein, wenn Sie entweder unter die Kalte Hände Regelung fallen oder es zu Problemen bei der Kassa oder Ihrer Internetverbindung gekommen ist und Sie Buchungen nachtragen müssen.
  • Rückgeldfunktion: Hier können Sie einstellen, ob die Kassa eine Bar-Kassa ist und FreeFinance die Berechnung des Rückgeldes übernehmen soll. Bei Bankomatkassen ist diese Funktion nicht zu aktivieren
  • Standardkassa: Eine Kassa kann als Standardkassa festgelegt werden. Diese Kassa wird in den Auswahllisten zur Belegeingabe und im Dashboard vorbelegt.

Wichtig: Die verwendete Kassa-Belegart muss beim Aktivieren den aktuellen Jahressaldo von 0EUR aufweisen.

Neue Kassa, Aktivierung und Einstellungen

Druckoptionen

Für die Erstellung Ihrer Barbelege haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die jederzeit angepasst werden können.

A4 / Briefpapier A4

Die Wahl der zwei möglichkeiten für A4 Papier ist für:

  • A4: Gesamter Bon auf A4 inkl. Logo Kopf- und Fusszeile
  • Briefpapier A4: ist für bedrucktes Briefpapier gedacht und integriert weder Logo noch Kopf- und Fußzeilentexte.

Die Detaileinstellungen wie Position (links, mitte, rechts) etc kann im Tab Erweitert eingestellt werden. Konto- und Firmeninformationen, etc können Sie in den Kopf- oder Fusszeilenbereich als Text eintragen.

Bondrucker 80mm

Diese Layoutvariante erstellt den Bon speziell für 80mm-breite Bondrucker. Wichtig hierbei sind folgende Punkte:

  • Die Bondruckertreiber müssen PDF-Dateien drucken können
  • Breite der Druckerbons ist 80mm
  • Logos sollten bereits auf Schwarz/Weiß hochgeladen werden um die beste Druckqualität gewährleisten zu können
Epson Drucker

Beispiele für funktionierende und getestete Bondrucker sind die Drucker von Epson, zb: TM-T20II. Diese Druckertreiber sind für Windows, Mac oder Linux verfügbar. Für die Epson-Drucker sind auch Kassaladen verfügbar, die direkt beim Druck geöffnet werden.

Für die Epson-Drucker (und sehr wahrscheinlich auch für alle anderen Drucker) sollten folgende Druckeigenschaften beachtet werden:

  • Paper Source: Document (Feed, Cut) - dh: nach dem Dokument wird geschnitten (nicht pro Seite, etc)
  • Für Windows: An Seite anpassen muss aktiv sein.

Bondrucker 58mm

Diese Layoutvariante erstellt den Bon speziell für 58mm-breite Bondrucker. Wichtig hierbei sind folgende Punkte:

  • Die Bondruckertreiber müssen PDF-Dateien drucken können
  • Breite der Druckerbons ist 58mm
  • Logos sollten bereits auf Schwarz/Weiß hochgeladen werden um die beste Druckqualität gewährleisten zu können
  • Referenz-Drucker: Star SM-S230i oder SM-L200 (Beide: mobil, Akku, Bluetooth)

STAR Bluetooth für App (58mm)

Diese Layoutvariante ist für die mobile Applikation (App für Android und iOS) zu wählen, damit der Bon in der App direkt mittels Bluetooth Drucker gedruckt wird Hierbei sind die STAR-Drucker mit 58mm Druckbreite unterstützt. Um die App verwenden zu können muss ein STAR-Drucker verfügbar sein:

  • Star Bluetooth Drucker: Website von Star
  • Pairing mit dem Tablet
  • Einstellen des Druckers in der App
  • Referenz-Drucker zB:: Star SM-S230i oder SM-L200 (Beide: mobil, Akku, Bluetooth)

Layouteinstellungen

Geben Sie die gewünschten Belegdetails für die zu erstellenden Belege ein:

  • Überschrift: Ihre Bezeichnung für den Barbeleg
  • Kopfzeile: Ihr Firmeninformationen oben am Beleg.
  • Fusszeile: Eventuelle weitere Informationen, die Sie in der Fußzeile des Beleges stehen haben möchten.
  • Text vor Zeilen: Bei jedem Barbeleg kann ein automatischer Text für den Beleg vergeben werden. Dieser wird vor den Zeileninformationen eingefügt.
  • Text nach Zeilen: Bei jedem Barbeleg kann ein weiterer automatischer Text für den Beleg vergeben werden. Dieser wird nach den Zeileninformationen eingefügt.

Die Überschrift, Kopf- und Fusszeile sowie die Texte werden mit Standardwerten vorbelegt. Alle Druckoptionen können jederzeit angepasst werden.

Weitere Einstellungen zum Layout können unter Erweitert vorgenommen werden.

Erweitert

Unter Erweitert sind folgende Informationen anpassbar:

  • Stornotext: Im Falle von Stornos wird dieser Text am Belegkopf mit angedruckt um einen Stornobeleg zu kennzeichnen.
  • Logo: Ein Logo kann über die Upload-Möglichkeit in FreeFinance hochgeladen werden. Das verwendete Logo muss (vorausgesetzt ein Logo soll verwendet werden), hier zusätzlich hochgeladen werden.
  • Betrag auf Zeile: Anzeige der Zeilen-Gesamtsumme in Brutto oder Netto (betrifft nicht die Zeilen-Einzelpreise). Die Einzelpreise werden direkt von der Eingabe (oder dem Artikel) übernommen.
  • Position Logo, Kopf- und Fußzeile: Positionieren der drei Bereiche links, zentriert oder rechts auf der Seite
  • Schriftart: Wählen Sie folgenden Standard-Schriftarten:
    • Arial
    • Comic
    • Courier New
    • Georgia
    • Times New Roman
    • Trebuchet
    • Verdana
  • Schriftfarbe: Wählen Sie die Schriftfarbe für Ihre Dokumente
  • Tabellenfarbe: Bei den Zeilen einer Rechnung besteht die Möglichkeit den Kopfbereich farblich hervorzuheben

Bankomatkassa

Haben Sie eine Bankomatkassa, ist dafür eine eigene Registrierkassa anzulegen.

Einstellungen

  • Rückgeldfunktion ist bei einer Bankomatkassa nicht zu aktivieren
  • Name: zB: Bankomat
  • Gruppe: Sie können die Bageld- und Bankomatkassa in einer Gruppe zusammenfügen.

Erstellen eines Bons bei mehreren Kassen in einer Gruppe

Beim Erstellen eines Bons entscheiden Sie mit welcher Kassa der Bon gebucht werden soll, zB: mit der Bargeldkassa oder der Bankomatkassa.

Im Falle der Bezahlung über eine Bankomatkassa führen Sie die Zahlung über das Bankomat-Terminal durch und erstellen den Bon erst wenn die Zahlung am Terminal erfolgreich abgeschlossen wurde.

Bankomat-Terminal Gutschrift am Bankkonto

Über den Tagesabschluss werden die Einnahmen der Bankomatkassa auch direkt in die Buchhaltung verbucht.

Für die Verarbeitung des Kontoauszugs über den Kontoauszugslader

  • Legen Sie vorab ein Duplikat vom Konto "Schwebende Geldbewegung", das Sie nur für diese Registrierkassa verwenden, damit eine Abstimmung/Kontrolle "sortenrein" möglich ist (nur 1x notwendig).
  • Navigieren Sie zu Ihrer Registrierkassa > Berichte und wählen Sie die gewünschte Bankomat-Kassa und den gewünschten Zeitraum (er sollte mit dem Kontoauszug übereinstimmen). Notieren Sie sich den Brutto-Saldo.
  • Für diese auf der eigentlich fiktiven Bankomat-Kassa erfassten Beträge legen Sie nun über das Dashboard der Registrierkassa beispielsweise 1x pro Monat eine Barentnahme (wählen Sie zuerst unbedingt die richtige Kassa "Bankomat) auf "Schwebende Geldbewegung" mit dem notierten Betrag an.
  • Erhalten Sie nun die Einnahmen auf Ihrem Bankkonto gutgeschrieben, erfassen Sie für jede dieser Kontoauszugszeilen eine Umbuchung auf dieses Schwebende Geldbewegung über die Schaltfläche "Neue Umbuchung" rechts oben.
  • Wenn der Überweisungsbetrag bereits abzüglich Disagio und Spesen ist, so erfassen Sie nochmal extra die Spesen als Eingangsrechnung gegen dieses "Schwebende Geldbewegungen".
  • Ziel ist es, dass nach der Verarbeitung für den gewünschten Zeitraum, der Saldo auf diesem "Schwebende Geldbewegungen" wieder 0 ist.

Aktivieren einer Kassa

Sind alle Einstellungen für die Kassa abgeschlossen, kann die Kassa aktiviert werden. Achtung: Beim Aktivieren muss beachten werden, das die verwendete Belegart (Kassa) in der Buchhaltung einen Saldo von 0 EUR hat.

Signatur wählen und FinanzOnline melden

Haben Sie eine registrierte Signatureinrichtung inkl. Signatur, können Sie diese auswählen bzw. ist bereits vorausgewählt.

Wichtig: Die Signatur muss vor dem Aktivieren der Kassa an FinanzOnline gemeldet werden!

Beim Aktivieren können Sie entscheiden:

  • Sie können die Meldung der Signaturdaten selbst in FinanzOnline durchführen. Haben Sie die Meldung selbst durchgeführt, klicken Sie zur Bestätigung auf Meldung selbst vornehmen und aktivieren die Checkbox um zu Bestätigen, das die Meldung vom Gesetz vorgeschrieben ist.
  • Haben Sie das Produkt Direktmeldung Finanzamt bestellt, können Sie die Meldung auch direkt über FreeFinance durchführen. Klicken Sie hierfür auf Direkt an FinanzOnline melden.

Kassa nachträglich melden

Wurde die Kassa beim Aktivieren noch nicht an FinanzOnline gemeldet, muss dies nachgeholt werden. Der Dialog zeigt alle relevanten Informationen zur Signatur an.

Klicken Sie für die direkte Meldung oder auch für die Detaildaten zur manuellen Meldung auf das Symbol .

  • Sie können die Meldung der Kassa selbst in FinanzOnline durchführen. Haben Sie die Meldung selbst durchgeführt, klicken Sie zur Bestätigung auf Meldung selbst vornehmen.
  • Haben Sie das Produkt Direktmeldung Finanzamt bestellt, können Sie die Meldung auch direkt über FreeFinance durchführen. Klicken Sie hierfür auf Jetzt bei FinanzOnline melden.

Startbeleg

Beim erfolgreichen Aktivieren wird ein Startbeleg für die Kassa erstellt. Dieser ist ab 2017 dem Finanzamt als Start der Kassa zu übermitteln.

Auswirkungen einer aktiven Kassa

  • Die Belegart einer aktiven Kassa kann in der Buchhaltung nicht mehr für Buchungen verwendet werden. Alle Einlagen oder Entnahmen müssen über die Registrierkassa erfolgen.
  • Die Belegart kann auch nicht für den Kontoauszugsimport verwendet werden.
  • Existiert eine aktive Kassa, können diese als Bar-Zahlungseingang in der Rechnungslegung verwendet werden. Hier wird aus der Rechnungslegung direkt in die Registrierkassa der Bar-Zahlungseingang verbucht. In der Rechnungslegung ist ein Direktlink und auch die Möglichkeit des Abrufs der PDF-Datei direkt in der Rechnungslegung möglich.

Aktivieren einer Kassa mit Kontostand > 0

Um die Kassa aktivieren zu können muss der Kontostand der gewünschten Belegart (zb: Kassa) genau Null (0) € aufweisen.

Um die Belegart auf 0 zu bekommen verfahren Sie wie folgt:

  1. Erstellen Sie eine Umbuchung mit "Privat" um den Betrag auszubuchen in der EA-Rechnung
  2. Aktivieren Sie die Kassa
  3. Verbuchen Sie eine Bar-Einlage direkt in der Belegart von "Privat" in der Registrierkassa

Startbeleg prüfen

Innerhalb von 7 Tage nach Aktivierung muss der Startbeleg geprüft werden. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Haben Sie die Direktmeldung Finanzamt - und damit die Kassa und Signaturerstellungseinheit bereits an FinanzOnline gemeldet - können Sie dies direkt einfach in den Berichten > Datenerfassungsprotokoll durch Klick auf das Symbol "Jetzt prüfen".
  • Ansonsten müssen Sie die Prüfung direkt in FinanzOnline oder mit der App von FinanzOnline händisch vornehmen. Nähere Details zu den Die BMF-Apps sowie das Handbuch

Schließen einer Kassa

Wird eine Kassa nicht mehr benötigt, kann sie mit dem Button geschlossen werden. Beachten Sie, das der Saldo der Kassa 0 EUR beim Abschließen sein muss. Eine geschlossene Kassa kann nie wieder verwendet werden.

Finanzamtsmeldung

Handelt es sich beim Schließen der Kassa um eine Kassa mit Signatureinrichtung, muss das Schließen ebenso an FinanzOnline gemeldet werden.

  • Sie können das Schließen der Kassa selbst in FinanzOnline durchführen. Haben Sie die Meldung selbst durchgeführt, klicken Sie zur Bestätigung auf Habe ich selbst gemeldet.
  • Ist das Produkt Direktmeldung Finanzamt bestellt, können Sie die Schließung der Kassa auch direkt über FreeFinance durchführen. Klicken Sie hierfür auf Jetzt bei FinanzOnline melden.

Siehe auch

Registrierkassa
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Umstieg
Zahlungsmittelkonto