Privatanteil ⇒ einfach erklärt

Der Privatanteil ist der Teil der Nutzung von Unternehmensgütern, der für persönliche Belange oder nicht geschäftliche Zwecke verwendet wird. In der Buchhaltung wird der Privatanteil getrennt erfasst, um geschäftliche und private Ausgaben zu trennen. 

Privatnutzung – auf einen Blick

Die 3 wichtigsten Fakten zur Privatnutzung

Definition:  Privatanteil bezieht sich auf die private Nutzung von betrieblichen Ressourcen oder Gütern  
Steuerliche Unterschiede:
Steuerliche Relevanz:
  • Umsatzsteuer für den betrieblichen Anteil ist aliquot als Vorsteuer abzuziehen
  • Umsatzsteuer des Privatanteils ist zu bezahlen
Beispiele:

Privatanteil: Übersicht

Es gibt viele Möglichkeiten und Varianten, wie man Anlagegut, das in Besitz des Unternehmens steht, auch privat bzw. zu einem bestimmten Teil neben der betrieblichen Verwendung auch privat nutzen kann.

  • Diese Verwendung der betreffenden Mittel für rein private Zwecke wird als Privatnutzung bezeichnet.

Besonders oft gibt es Konstellationen aus jeweils privater und betrieblicher Nutzung desselben Anlagegutes, wie bei den folgenden Beispielen:

Privatnutzung: Unterschiede bei Einkommensteuer und Umsatzsteuer

Im Zuge jeweiliger privater Nutzung von Anlagen oder Mittel des Unternehmens sind die Unterschiede bei Einkommensteuer und Umsatzsteuer zu beachten:

  • Privatnutzung im Sinne des Einkommensteuergesetzes: Ein Gegenstand ist dann als Ausgabe aufzunehmen, wenn die unternehmerische Verwendung des Gegenstandes mehr als 50 Prozent der gesamten Verwendung ausmacht. Der Rest ist als Privatanteil auszuscheiden.
  • Privatnutzung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes: Die Umsatzsteuer eines Gegenstandes ist dann als Vorsteuer abzuziehen, wenn dieser zu mehr als 10 Prozent in unternehmerischer Tätigkeit verwendet wird. Der Rest (=der Privatanteil) der Vorsteuer ist wiederum als Umsatzsteuer aufzunehmen.

Arbeitszimmer an privater Wohnadresse:

Ein Arbeitszimmer wird für die geschäftliche Nutzung eingerichtet und wird entsprechend rein geschäftlich an der privaten Wohnadresse genutzt.

  • Bei der steuerlichen Absetzung eines Arbeitszimmers und entsprechender Ausstattung sind einige Kriterien zu beachten. 

Steuerliche Absetzbarkeit:
Arbeitszimmer

Internetnutzung privat und geschäftlich:

Bei der privaten Wohnadresse gibt es ein rein geschäftlich genutztes Arbeitszimmer sowie für die Liegenschaft eine einzige Internetanbindung.

Die Internetanbindung wird zum Teil rein privat, zum anderen Teil aber im Arbeitszimmer, aber auch geschäftlich genutzt.

Handynutzung privat und geschäftlich:

Ein Firmentelefon bzw. Handy wird zu bestimmten Anteilen sowohl geschäftlich als auch privat genutzt.

Die Telefonkosten und/oder die Kosten des jeweiligen Mobilfunkvertrags teilen sich auf private und geschäftliche Nutzung auf.

Privatanteil Firmenauto:

Ein Firmenauto wird auch zu einem bestimmten Anteil privat genutzt oder ein privates Fahrzeug wird auch für geschäftliche Zwecke verwendet.

Bei geschäftlicher Nutzung eines Privatfahrzeugs gibt es als amtliche Abgeltung für entstandene Kosten aus diesen Fahrten das sogenannte Kilometergeld.

Amtliches Kilometergeld
in Österreich

Büroausstattung:

Betriebliche (technische) Büroausstattung und Anlagen wie Computer, Drucker, Kopierer, etc. können und werden auch zu einem bestimmten Teil rein privat genutzt.

Besondere Regeln bei Bewirtung:

Für Geschäftsessen und Verpflegung zur Geschäftsanbahnung, sowie Kunden- und Lieferantengewinnung bzw. -pflege gelten verschiedene Regelungen!

Geteilte Privat- und Geschäftsnutzung

Bei vielen Anlagegütern oder Gütern des Privateigentums und Szenarien der Verwendung dieser, die sich in der unternehmerischen Praxis ergeben, kommt es zu einer geteilten privaten sowie geschäftlichen Nutzung von ein und demselben Anlagegut bzw. "Werkzeug".

  • Für viele dieser Konstellationen können je nach Anlagegut und Nutzungsszenario entsprechend neben der geschäftlichen Verwendung auch Privatanteile gebucht werden.

Privatanteil und Privatnutzung

Nicht alle betrieblichen Ausgaben sind auch wirklich rein betriebliche Ausgaben und werden nicht ausschließlich zu 100 Prozent für betriebliche Zwecke genutzt, sondern werden zum Teil auch privat genutzt.

  • Klassische Beispiele für die Privatnutzung von Unternehmenseigentum sind die teilweise private sowie betrieblich veranlasste Nutzung von Mobiltelefon oder Firmenauto.

Diese Ausgaben müssen mit einem entsprechenden Privatanteil gekennzeichnet und verbucht werden.

Der Privatanteil, auch Verwendungseigenverbrauch genannt, beschreibt in der Nutzung von privaten oder betrieblichen Gütern jeweils den privaten Anteil an der Gesamtnutzung.

Dabei muss je Aufwand, sprich Nutzung von Anlagegut bzw. Mittel, folgendes festgestellt werden:

  • wird der Aufwand zur Gänze beruflich oder privat verwendet oder
  • wird der Aufwand teilweise beruflich und teilweise privat verwendet

Wenn der Aufwand zur Gänze privat oder betrieblich genutzt wird, muss bzw. kann dementsprechend entweder der gesamte Aufwand, also die gesamte Nutzung oder nichts geltend gemacht werden.

Bei der geteilten Nutzung aus privatem und betrieblichem Anteil muss der Privatanteil oft geschätzt werden.

  • Die auf die betriebliche Nutzung entfallenden Kosten sind dann als Ausgaben geltend zu machen.
  • Die Umsatzsteuer für den betrieblichen Anteil ist aliquot als Vorsteuer abzuziehen.
  • Die Umsatzsteuer des Privatanteils hingegen ist zu bezahlen.

Wenn keine Trennung ersichtlich bzw. möglich ist, wird der Betrag bzw. die Nutzung grundsätzlich als Privataufwand verwendet und betrachtet.

Zu beachten: Abzug des Privatnutzungsanteils

Alle Ausgaben und Anlagen, die nicht zur Gänze für die unternehmerische Tätigkeit verwendet werden, müssen grundsätzlich jeweils um den Anteil der Privatnutzung reduziert werden!

Privatanteil: Umsatzsteuer

Grundsätzlich wird mit dem Privatanteil auch die jeweils verwendete Vorsteuer wieder als Umsatzsteuer herangezogen.

In Ausnahmefällen kann dies jedoch unterbleiben und es wird keine Umsatzsteuer hinzugerechnet:

Privatanteil keine Umsatzsteuer

Bei zum Beispiel Geschäftsanbahnungen in Form von Geschäftsessen mit Kunden möglich, weil diese zu mehr als 50 Prozent beruflicher Natur sind.

Die Voraussetzung ist, dass es sich um eine werbliche Maßnahme handelt.

  • In diesem Fall stellt dieses Geschäftsessen einkommensteuerrechtlich zu 50 Prozent eine Betriebsausgabe dar.

Privatanteil und Vorsteuer

Die Vorsteuer ist jedoch zur Gänze abzugsfähig, wenn der Unternehmer den Werbezweck als zentralen Grund der Bewirtung anhand einer entsprechend zeitnahen Aufzeichnung nachweisen kann.

  • In diesem Fall wäre eine solche Aufzeichnung die betreffende Restaurantrechnung, wobei diese die gesamte Konsumation im Detail enthalten muss!

Privatanteil Buchhaltung: Anteilige Umsatzsteuer

Der Privatanteil wird inklusive der verwendeten Vorsteuer wieder der Ausgabe gegengerechnet. 

Das bedeutet: Die Vorsteuer wird für den Privatanteil nicht zum Abzug gebracht.

Dieses Szenario in der Berechnung ist der Standardfall für alle Privatanteile (außer Bewirtung):

Beispiel - Eingabe in der Eingangsrechnung:

  • Betrag Netto: 100,00 Euro

  • Umsatzsteuer: 20 Prozent USt

  • Privatanteil: 25 Prozent (Eingabe ohne %-Zeichen!)

Das ergibt in der Ausgabenbuchung:

  • Zeile 1: Netto 75,00 EUR, Steuer 15,00 EUR, Brutto 90,00 EUR (Ausgabe)

  • Zeile 2: Netto 25,00 EUR, Steuer 5.00 EUR, Brutto 30,00 EUR
    (Privatanteil mit dem Steuersatz Privatanteil [kein Vorsteuerabzug] [20 %])

  • Summe: Netto 100,00 EUR, Steuer 20,00 EUR, Brutto 120,00 EUR

Privatanteil Buchhaltung: Keine Umsatzsteuer

Bewirtung: Automatischer Privatanteil ohne Umsatzsteuer


Der Privatanteil wird ohne Umsatzsteuer herangezogen - beispielsweise bei Bewirtungsrechnungen, wenn der berufliche Anteil größer als 50 % ist. Das bedeutet: Hierbei ist durch die Finanzverwaltung der Abzug der gesamten Umsatzsteuer als Vorsteuer erlaubt und nur der Netto-Betrag wird anteilig als Privatanteil herangezogen.

Beispiel - Eingabe in der Eingangsrechnung:

  • Betrag Netto: 100,00 EUR

  • Umsatzsteuer: 20 % USt

  • Privatanteil: 25 % (Eingabe ohne %-Zeichen!)

Das ergibt in der Ausgabenbuchung:

  • Zeile 1: Netto 75,00 EUR, Steuer 15,00 EUR, Brutto 90,00 EUR (Ausgabe)

  • Zeile 2: Netto 25,00 EUR, Steuer 5.00 EUR, Brutto 30,00 EUR
    (Privatanteil mit dem Steuersatz Privatanteil [Bewirtung, mit Vorsteuerabzug] [20 %])

  • Summe: Netto 100,00 EUR, Steuer 20,00 EUR, Brutto 120,00 EUR

Privatanteil in FreeFinance

Wie Sie in FreeFinance den Privatanteil direkt in der Eingangsrechnung behandeln, erfahren Sie in diesem Tutorial Video. 

Die Buchhaltung für alle Branchen

Umfassende Buchhaltungssoftware für Österreich
Von A wie Automatisierung bis Z wie Zeitersparnis:

  • Geschäftsdokumente im Handumdrehen erstellen
  • Layout anpassen
  • Stammdaten und Automatisierung
  • Mit PSD2 und automatisierter Belegerkennung
  • Finanzamtsmeldungen mit Direktanbindung
  • Mobiles Fahrtenbuch: GPS-Tracking, Fuhrparkverwaltung synchronisiert mit der Buchhaltung: manumeter
  • Kosten- und zeitsparend, effizient Buchhalten
Jetzt 30 Tage kostenlos testen

Fragen und Antworten

Als Privatnutzung wird die rein private Verwendung von Gütern, die zum Unternehmen zu rechnen sind, bezeichnet. 

Der Privatanteil ist bei gemischter Verwendung desselben Guts oder derselben Mittel, sprich teils für betriebliche, teils für private Zwecke, jener Anteil, der die rein private Nutzung darstellt.

Beispiele für Unternehmensgüter, die sich geschäftlich als auch privat nutzen lassen:

Der Privatanteil wird in der Regel steuerlich geltend gemacht, indem er in der Buchhaltung korrekt erfasst und in der Steuererklärung angegeben wird.

  • Dies erfordert die Berechnung des prozentualen Privatanteils der Nutzung betrieblicher Ressourcen, wie z.B. Firmenwagen oder Arbeitszimmer.

Alle relevanten Dokumente und Aufzeichnungen müssen aufbewahrt werden, um den Privatanteil zu belegen. Das können z.B. Fahrtenbücher, Nutzungsprotokolle oder andere Dokumentationen sein.

 

Quellen