Kunde (Anwendung)

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Die Eingabemasken "Neuen Kunden anlegen" und "Kunde bearbeiten" sind die Stammdatenmasken für die Anlage und Aktualisierung Ihrer Kundendaten. Kundenstammdaten können in den Belegeingabemasken der unterschiedlichen Module ausgewählt werden. Dadurch verringert sich die Eingabezeit für Belege von Kunden, mit denen immer wieder Geschäfte abgeschlossen werden. Der Aufbau beider Masken ist gleich.

Kundendaten

Kunden erstellen und verwenden

Kundennummer

Die Kundennummer kann entweder selbst frei vergeben oder automatisch nummeriert werden. Details zur automatischen Nummerierung unter Einstellungen.

Anrede

  • Anrede: Vergeben Sie die Anrede für Ihren Kunden

Firma

  • Firmenname: Name der Firma
  • Keine UID Nummer: Handelt es sich um eine Privatperson oder um eine Firma ausserhalb der EU, ist dieses Kontrollkästchen anzuhaken. Dadurch werden keine UID-Nummernprüfung durchgeführt.
  • UID Nummer: Eingabe der UID-Nummer Ihres Kunden, vor allem bei Kunden im EU-Ausland notwendig. Weiter zum Prüfen der UID-Nummer

Personendaten

Die Personendaten des Kunden unterteilen sich in:

  • Ergänzung: kann zB: mit zh: Herrn, ... belegt werden, kann auch leer gelassen werden
  • Titel und Vorname
  • Nachname

Kunden anzeigen

Das Auge-Symbol in der Übersicht zeigt an ob der Kunde in den Auswahllisten der Formulare und Berichte wählbar ist oder nicht. In den Auswahllisten kann der Kunde durch Aktivieren der Option In Suche und Bericht nicht anzeigen in den Auswahllisten ausgeblendet werden.

Adresse

Die Adresse sowohl für Privat- als auch für Firmenkunden. Lediglich das Land des Kunden ist auszuwählen.

  • Straße bzw. Hausnummer
  • PLZ und Ort
  • Land des Kunden
  • Region des Kunden
  • Abkürzung: Sie können ein Kürzel für ihren Kunden vergeben um ihn mit diesem schneller wieder zu finden.

Nummern und Identifikationen

  • Filialnummer: Falls es sich im verschiedene Filialnummern handelt, wird bei der eRechnung an den Bund im ebInterface Format als "Einkäufergruppe der Bundesdienststelle" verwendet
  • Identifikation: die Identifikation-Nummer Ihres Kunden bzw. der Adresse des Kunden, wird in ebInterface als Identifikation mit übernommen
  • GLN Nummer: die GLN-Nummer Ihres Kunden bzw. der Adresse des Kunden, wird in ebInterface als Identifikation mit übernommen
  • DUNS Nummer: die DUNS-Nummer Ihres Kunden bzw. der Adresse des Kunden, wird in ebInterface als Identifikation mit übernommen

Verwendung in den ebInterface Versionen

Bei der Erstellung von ebInterface Dateien in der Version 4.1 werden DUNS, GLN und Identifikationsnummer verwendet.

In der Version 4.0 kann nur eine (1) Nummer verwendet werden - die Reihenfolge ist wie folgt definiert:

  • Identifikationsnummer
  • wenn Identifikationsnummer nicht vorhanden, GLN Nummer
  • wenn GLN Nummer nicht vorhanden dann DUNS Nummer

Kontaktdaten

Die Kontaktdaten stellen Ihren Ansprechpartner beim Kunden dar. Sie können den Kundenstamm detailliert pflegen und alle Kontaktdaten eingeben.

Bankverbindung

In diesem Bereich können Sie die Bankverbindungen Ihrer Kunden eintragen.

Standardwerte

In diesem Bereich können Sie auf Wusch Standardwerte für die Buchhaltung, Kontoauszugsautomatisierung oder Rechnungslegung definieren.

Konten - nur bei doppelter Buchhaltung

  • Forderungskonto: Hier kann einem Kunden ein Forderungskonto zugewiesen werden, auf das die noch nicht bezahlten Rechnungen dieses einen spezifischen Kunden gebucht werden. Wenn kein eigenes Forderungskonto zugewiesen wird, werden die offenen Posten auf ein allgemeines Forderungskonto gebucht.

Buchhaltung

Diese Standardwerte werden beim Erstellen von Buchungen bei der Auswahl des Kunden automatisch verwendet - können in weiterer Folge aber natürlich noch geändert werden. Werden die Buchhaltungswerte gesetzt, wird der Kunde auch in der Kontoauszugsautomatisierung für die automatische Erstellung von Buchungen herangezogen.

  • Belegart
  • Steuersatz

Alle im Kundenstamm gesetzten Werte für die Buchhaltung werden bei Auswahl des Kunden automatisch vorbefüllt.

Kontoauszugs-Automatisierung

In der Kontoauszug-Automatisierung wird versucht über die Kunden automatische Buchungsvorschläge zu erstellen. Wird ein Kunde gefunden und hat diese die Buchhaltungsdaten eingetragen, wird dieser als Buchungsvorschlag erstellt.

In manchen Fällen kann es nicht erwünscht sein, dass in der Kontoauszug-Automatisierung diese Kunden nicht automatisch gefunden und Buchungsvorschläge erstellt werden. Zum Ignorieren des Kunden kann die entsprechende Option aktiviert werden. Dadurch wird kein Buchungsvorschlag in der Kontoauszug-Automatisierung erstellt.

Rechnungslegung

Beim Kunden kann bereits die Zahlungsbedingung für die Rechnungslegung hinterlegt werden. Diese wird in der Rechnungslegung automatisch bei Wahl des Kunden vorbefüllt.

Sonstiges - Freitextfelder

Unter diesem Bereich können Sie fünf Felder beliebig verwenden.

Die Bezeichnung der Felder sind frei konfigurierbar. Klicken Sie dazu einfach auf die Bezeichnung (zB: Freitext 1), geben Sie die gewünschte Bezeichnung ein und klicken auf . Die gewählten Bezeichnungen der Felder sind über alle Kunden hinweg gleich.

Pflichteingaben

  • Zumindest die Firmenbezeichnung oder der Nachname des Kunden muss eingegeben werden.
  • Land

UID-Prüfung

Die Prüfung der UID-Nummer kann auf folgende 2 Wege erfolgen:

  • Level 1 Prüfung: Hier wird die EU-Datenbank abgefragt. Diese Prüfung prüft nur die grundlegende Verfügbarkeit und erfordert keine weiteren Berechtigungen oder Module und ist immer möglich. Ganz junge Unternehmen können unter Umständen noch nich in der EU-Datenbank gefunden werden. Die Rückmeldung erfolgt sofort in einem eigenen Fenster.
  • Level 2 Prüfung: Hier wird eine Abfrage an das Bundesministerium für Finanzen durchgeführt. Diese Abfrage kann nur dann erfolgen, wenn die Direktschnittstelle Finanzamt mit gültigen Zugangsdaten konfiguriert ist. Die Rückmeldung erfolgt sowohl sofort in einem eigenen Fenster als auch am nächsten Tag in der Databox.

Analyse

Ein großer Vorteil durch die Anlage und Verwendung von Kundenstammdaten ist die umfangreiche Analysefunktionalität auf Basis der Kundenstammdaten.

Schaltflächen

  • Speichern: Speichern der Änderungen bzw. Neuanlage
  • Zurück: Abbruch ohne zu speichern

Im Dialog gibt es noch folgende Schaltflächen:

  • Übernehmen: Übernimmt den Namen des Kunden sowie die Referenz auf den Beleg
  • Schließen: schließt den Dialog

Siehe auch

Stammdaten
Direktschnittstelle Finanzamt - Zugangsdaten 
Databox

Einstellung
Neue Ausgangsrechnung/Einnahme