Reisekosten

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Reisekosten

Alle Reisen, die ausschließlich der beruflichen Tätigkeit dienen, können zur Gänze als Aufwand angesetzt werden. Das beinhaltet sowohl tatsächliche Kosten, wie Treibstoffe für Firmenwagen, Zug- oder Flugticket, Taxi oder Hotelkosten und Kosten für Verpflegung als auch fiktive Kosten wie Kilometergeld für Privat-PKW, Nächtigungsgelder und Diäten.

Mittelpunkt der Tätigkeit (5 / 15 Tages Regeln)

Grundsätzlich muss auf den Mittelpunkt der Tätigkeit geachtet werden. Der Mittelpunkt der Tätigkeit ist wiefolgt definiert:

  • Die Tätigkeit wird durchgehend länger als fünf Tage am Einsatzort durchgeführt. Nur diese ersten 5 Tage dürfen als Aufwand abgesetzt werden. Nach einer Pause von mindestens sechs Monaten ist die Reise an diesen Einsatzort wieder als Aufwand verwendbar.
  • Die Tätigkeit wird regelmäßig wiederkehrend am Einsatzort mindestens ein Mal pro Woche durchgeführt.
  • Die Tätigkeit wird innerhalb eines Kalenderjahres mehr als 15 Tage durchgeführt. Es dürfen in diesem Fall nur 15 Tage als Aufwandsposten verrechnet werden.
  • Bei Reisen im Ausland gilt eine eigene Regelung: Die Differenz vom 1,5 fachen des Inlandssatzes darf für alle, den 5ten Tag übersteigenden, Tage herangezogen werden.

Verpflegungsgelder (Diäten)

Ist der Dienstort mehr als 25 Kilometer vom gewöhnlichen Arbeitsort entfernt und ist die Dauer der Tätigkeit mehr als drei Stunden, kann ein Aufwand im Inland von 26,40 EUR pro Tag geltend gemacht werden. Ab 12 Stunden kann der volle Tagsatz gerechnet werden. Für Auslandsreisen gelten andere Sätze. Diese sind vom BMF in der Reisegebührvorschrift (RGV) pro Land definiert. Ist die Dauer geringer als 12 Stunden, muss dies im Ausmaß von 1/12 pro Stunde abgezogen werden. Wird ein Arbeitsessen für diese Reise abgesetzt, muss der Aufwand pro Essen um 50%, im Ausland um 30%, reduziert werden.

Nächtigungsgelder

Nächtigungsgelder im Inland sind entweder in der tatsächlichen, belegbaren Höhe anzusetzen oder pauschal mit 15,00 EUR pro Nacht zu verwenden. Im Ausland gelten wiederum gesonderte Regelungen, die vom BMF in der RGV definiert werden.

Bei Auslandsreisen muss der Zweck der Reise genau angegeben werden, da sie sonst als Urlaubsreisen eingestuft werden. Ist der Grund betrieblich veranlasst und ist er auch nicht mit privaten Tätigkeiten kombiniert, ist darüber Aufzeichnung zu führen und wird als Aufwand anerkannt. Die Vorsteuer darf bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmern wiederum überall abgezogen werden.

Umsatzsteuer (Vorsteuerabzug)

Werden die pauschalen Beträge der Diäten und Nächtigungsgelder in Anspruch genommen, besteht die Möglichkeit 9,0909% als Vorsteuer für Inlandsreisen herauszurechnen und abzuziehen. Für Auslandsreisen darf keine Vorsteuer abgezogen werden.

Alternative Nächtigungskosten

Alternativ zu den pauschalen Nächtigungskosten können auch die tatsächlichen Kosten verrechnet werden. Folgende Details zu den beiden Alternativen:

Tatsächliche Kosten

  • Grundsätzlich keine Obergrenze
  • Ausnahme: Aus- oder Fortbildung (zB Kongressbesuch)
  • Nur bis Höchstbetrag

Pauschalsatz

  • Umfasst Nächtigung und Frühstück
  • Nicht möglich bei unentgeltlicher Nächtigung

Reise, Voraussetzungen

Folgende Voraussetzungen für die Verrechnung von Reisekosten bestehen:

  • Länger als drei Stunden
  • über 25 km einfache Wegstrecke
  • Kein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit

Taggelder

Wenn die Reise länger als 3 Stunden dauert steht das Taggeld grundsätzlich (aliquot) zu: für jede angefangene Stunde 1/12 des Tagsatzes. Nach Verwaltungspraxis auch bei eintägigen Reisen über 11 Stunden: Voller Tagsatz.

Grundsätze:

  • Auch bei Nachweis: keine höheren (tatsächlichen) Aufwendungen möglich.
  • Bei neuem Mittelpunkt der Tätigkeit (dh: die Reise dauert länger als 5 Tage): Die Differenz vom 1,5 fachen des Inlandssatzes darf für alle, den 5ten Tag übersteigenden, Tage herangezogen werden.

Eine vollständige Liste ist unter [1] ersichtlich.

Tagsätze in EUR

Land Tagesgebühr Nächtigungsgebühr Nächtigungshöchstbetrag für Nächtigung bei Fortbildung
Österreich 26,40 15,00 81,45
Europa
Albanien 27,90 20,90 94,05
Belarus 36,80 31,00 139,50
Belgien 35,30 22,70 102,15
Brüssel 41,40 32,00 144,00
Bosnien und Herzegowina 31,00 23,30 104,85
Bulgarien 31,00 22,70 102,15
Dänemark 41,40 41,40 186,30
Deutschland 35,30 27,90 125,55
Grenzorte 30,70 18,10 81,45
Estland 36,80 31,00 139,50
Finnland 41,40 41,40 186,30
Frankreich 32,70 24,00 108,00
Paris und Straßburg 35,80 32,70 147,15
Griechenland 28,60 23,30 104,85
Großbritannien und Nordirland 36,80 36,40 163,80
London 41,40 41,40 186,30
Irland 36,80 33,10 148,95
Island 37,90 31,40 141,30
Italien 35,80 27,90 125,55
Rom und Mailand 40,60 36,40 163,80
Grenzorte 30,70 18,10 81,45
Jugoslawien 31,00 23,30 104,85
Kroatien 31,00 23,30 104,85
Lettland 36,80 31,00 139,50
Liechtenstein 30,70 18,10 81,45
Litauen 36,80 31,00 139,50
Luxemburg 35,30 22,70 102,15
Malta 30,10 30,10 135,45
Moldau 36,80 31,00 139,50
Niederlande 35,30 27,90 125,55
Norwegen 42,90 41,40 186,30
Polen 32,70 25,10 112,95
Portugal 27,90 22,70 102,15
Rumänien 36,80 27,30 122,85
Russische Föderation 36,80 31,00 139,50
Moskau 40,60 31,00 139,50
Schweden 42,90 41,40 186,30
Schweiz 36,80 32,70 147,15
Grenzorte 30,70 18,10 81,45
Slowakei 27,90 15,90 71,55
Preßburg 31,00 24,40 109,80
Slowenien 31,00 23,30 104,85
Grenzorte 27,90 15,90 71,55
Spanien 34,20 30,50 137,25
Tschechien 31,00 24,40 109,80
Grenzorte 27,90 15,90 71,55
Türkei 31,00 36,40 163,80
Ukraine 36,80 31,00 139,50
Ungarn 26,60 26,60 119,70
Budapest 31,00 26,60 119,70
Grenzorte 26,60 18,10 81,45
Zypern 28,60 30,50 137,25
Afrika
Ägypten 37,90 41,40 186,30
Südafrika 34,90 34,00 153,00
Amerika
Argentinien 33,10 47,30 212,85
Brasilien 33,10 36,40 163,80
Chile 37,50 36,40 163,80
Kanada 41,00 34,20 153,90
Mexiko 41,00 36,40 163,80
USA 52,30 42,90 193,05
New York und Washington 65,40 51,00 229,50
Asien
China 35,10 30,50 137,25
Hongkong 46,40 37,90 170,55
Indien 31,80 39,90 179,55
Saudi-Arabien 54,10 37,50 168,75
Singapur 43,60 44,70 201,15
Taiwan 39,20 37,50 168,75
Vereinigte Arabische Emirate 54,10 37,50 168,75
Australien
Australien 47,30 39,90 179,55
Neuseeland 32,50 36,40 163,80

Kilometergeld

Für jeden Kilometer, der mit einem Privatfahrzeug für unternehmerische Tätigkeit gefahren wird, kann ein Kilometergeld als fiktive Ausgabe geltend gemacht werden. Die Aufstellung der Beträge pro Kilometer ist genau geregelt und in der folgenden Tabelle aufgelistet:

Beförderungsmittel ab November 2005 ab Juli 2008 ab Jänner 2011
PKW 0,376 0,42 0,42
jede mitbeförderte Person 0,045 0,05 0,05
Motorrad bis 250 cm3 0,119 0,14 0,24
Motorrad über 250 cm3 0,212 0,24 0,24
Fahrrad bis 5. Kilometer 0,24 0
Fahrrad ab 6. Kilometer 0,47 0
Fahrrad ab 2 Kilometer 0 0,38
Fußweg ab 2 Kilometer 0 0,38

(Aufrunden ist erlaubt)

Beim Kilometergeld sind folgende Punkte zu beachten:

  • Nachweis für gefahrene Kilometer erforderlich (zB Fahrtenbuch, Reiseberichte)
  • Die Fahrten mit dem Privat-PKW für unternehmerische Zwecke darf eine Höhe von 50% der Gesamtkilometerleistung nicht überschreiten.
  • Kilometergeld deckt ab (LStR RZ 372):
    • Absetzung für Abnutzung,
    • Treibstoff, Öl,
    • Service und laufende Reparaturkosten,
    • Zusatzausrüstung (Winterreifen, Autoradio),
    • Steuern, Parkgebühren, Mauten, Vignette,
    • Versicherungen aller Art,
    • ARBÖ-, ÖAMTC-Mitgliedsbeitrag
    • Finanzierungskosten
  • Zusätzlich: Schäden auf Grund höherer Gewalt (LStR RZ 372):
    • Insbesondere Unfall oder Steinschlag
    • Wenn im Rahmen der beruflichen Verwendung verursacht
    • Totalschaden: Absetzung für außergewöhnliche technische Abnutzung

Siehe auch

Ausgaben
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