Kilometerbuch importieren (Anwendung)

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Übersicht

Viele Unternehmer führen das Kilometerbuch in Listen im Auto bzw. in anderen Programmen. Zur automatischen Importierung des Kilometerbuches können diese Daten über den Kilomterbuch Importer in FreeFinance importiert werden.

Wie alle Importer ist auch der Import des Kilometerbuches als Assistent aufgebaut und führt durch die einzelnen Schritte.

Grundlagen zum Import

  • Wenn Sie viele Kilometerbuch-Einträge haben (mehr als ca. 300) teilen Sie die Einträge auf mehrere Dateien auf um so eventuell Fehler oder fehlende Daten leichter zu überblicken
  • Stellen Sie sicher, dass am Ende der Datei nicht weitere Zeilen (zb: ;;;;;;;;;;;) stehen. Diese führen zu Fehlern, da Pfichtfelder nicht ausgefüllt sind.
  • Der Kilometerbuch-Import darf nur einmalig ausgeführt werden. Das bedeutet, dass bei erneutem importieren der gleichen Datei die Kilometerbuch-Einträge in FreeFinance doppelt angelegt werden.
  • Aktualisierungen von Kilometerbuch-Daten ist nur manuell möglich!

Weitere Informationen zum Import sowie Informationen über Zeichensätze könnnen unter Import nachgeschlagen werden.

Assistent

Folgende Schritte sind beim Importieren durchzuführen:

  1. Datei hochladen
  2. Spalten zuordnen
  3. Vorschau
  4. Zusammenfassung

Datei hochladen

Laden Sie die Datei im CSV-Format (durch Strichpunkt getrennte Textdatei) hoch und fahren Sie im nächsten Schritt fort.

Bitte beachten Sie die Wahl des richtigen Zeichensatzes: Werden Umlaute nicht oder nicht richtig dargestellt stimmt der Zeichensatz nicht überein.

Vorlage herunterladen

CSV-Vorlage herunterladen: Laden Sie eine Vorlage mit einer Beispielzeile speziell für den Kilometerbuch-Import herunter

Spalten zuordnen

In diesem Schritt werden die einzelnen Spalten in der CSV-Datei auf Datenfelder in FreeFinance zugeordnet. Die Spaltenüberschriften stellen die jeweiligen Daten im Kilometerbuch dar.

  • Stimmen Spaltenüberschriften mit den folgenden Spaltennamen überein, erfolgt die Zuordnung automatisch.
  • Stimmen einzelne Spaltenüberschriften nicht überein, können die Spalten den Datenfeldern in FreeFinance manuell zugeordnet werden
  • Sollen einzelnen Spalten nicht importiert werden, kann im Auswahlfeld Diese Spalte nicht importieren gewählt werden
  • Pflichtspalten müssen importiert werden

Datenfelder

Um die Daten automatisch richtig zuzuordnen müssen die Spaltenüberschriften in den importierten Dateien mit den folgenden Spaltenüberschriften übereinstimmen.

Spaltenüberschrift Format Pflicht Beschreibung
Start Ganze Zahl ja Startkilometerstand
Ende Ganze Zahl ja Endkilometerstand
Beschreibung Text ja Beschreibung der Fahrt (Ort, Kunde, Lieferant, etc)
Ländercode Text ja Code des Landes, siehe Länder
Abfahrtsdatum Datum: DD.MM.YYYY ja Datum der Abfahrt, zb: 22.08.2010
Abfahrtszeit Uhrzeit: SS:MM nein Uhrzeit der Abfahrt, zb: 17:45
Ankuftsdatum Datum: DD.MM.YYYY ja Datum der Ankunft, zb: 22.08.2010
Ankunftszeit Uhrzeit: SS:MM nein Uhrzeit der Ankunft, zb: 21:10
Fahrttyp Text ja Definiert ob die Fahrt eine Privatfahrt (vorallem bei Firmenfahrzeugen) oder um eine Firmenfahrt (bei Privatfahrzeugen) handelt.

Es können unabhängig vom Fahrzeug (Privat/Firmenfahrzeug) alle Fahrten aufgezeichnet werden. Mögliche Werte:

Für Firmenfahrt: Beruflich, BUS
Für Privatfahrt: Privat, PRIV
Fahrzeug Text ja Name (Beschreibung) des Fahrzeuges in der Fahrzeugverwaltung.

Vorschau

In der Vorschau werden:

  • entweder Fehler angzeigt die einen erfolgreichen Import verindern oder
  • es werden die zu importierten Daten vorab zusammengestellt

Beachten Sie vorallem die Darstellung von Sonderzeichen um etwaige falsch gewählte Zeichensätze zu erkennen.

Durch Drücken der Schaltfläche Speichern werden die Daten importiert und in FreeFinance gespeichert.

Zusammenfassung

Die Zusammenfassung zeigt alle Details zum erfolgten Import:

  • Erstellte Einträge: Anzahl neu erstellter Kilometerbuch-Einträge
  • Aktualisierte Einträge: Anzahl aktualisierter Kilometerbuch-Einträge
  • Nicht importiert: Angabe der Spalten, welche nicht importiert wurden

Siehe auch

Import
Reisekosten (Anwendung)
Länder (Anwendung)