Kassa-Bankbuch

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Kassa- und Bankbuch

Alle Betriebseinnahmen und -ausgaben, müssen im Rahmen der EAR aufgezeichnet werden. Im Zuge dieser werden auch die Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer mit protokolliert. Hierzu muss eine Trennung zwischen Bareinnahmen bzw. -ausgaben und den Transaktionen via Bankkonten erfolgen. Dies kann prinzipiell in einer einzigen Aufzeichnungsart erfolgen, wenn die jeweiligen Bestandteile und Erfordernisse berücksichtigt werden.

Bankbuch

Eine reine Sammlung der Bankkontoauszüge ist aus Gründen der unvollständigen Daten nur in Ausnahmefällen erlaubt. Sie ist zum Nachweis der im Bankbuch aufgezeichneten Transaktionen aber dennoch empfehlenswert. Die reine und vollständige Sammlung der Auszüge ist nur dann erlaubt, wenn nahezu alle unternehmerischen Vorgänge über die Bankkonten abgewickelt und zur Gewährleistung der umsatzsteuerlichen Erfordernisse auch die Umsatz- bzw. Vorsteuersätze auf allen Buchungen vermerkt werden. Dies kann z.B.: bei Ärzten der Fall sein. Wird ein Bankkonto auch privat genutzt, muss dem Finanzamt Zugriff auf alle Buchungen gewährt werden.

Kassabuch

Grundsätzlich ist das Kassabuch taggenau zu führen. Die Möglichkeiten der Aufzeichnungen unterscheiden sich, je nach Bedarf:

  • Die in der EAR als Standard vorgesehene Aufzeichnungsart ist die Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben ohne Bestandsverrechnung. Die Geschäftsfälle sind täglich und einzeln aufzuschreiben.

Mehrere Kassen, z.B. bei Registrierkassen oder Kassierpersonal stellen einen Sonderfall dar. Es kann entweder für jede Kassa ein eigenes Kassabuch oder der Saldo eines Tages, die Tageslosung, pro Kassa in einem Kassabuch aufgezeichnet werden. Die Aufschlüsselung der Tageslosung muss aber trotzdem durchgeführt werden. Dies kann durch Registrierkassenrollen, "Strichlisten" oder Rechnungskopien erfolgen.

  • Die Alternativaufzeichnungsart nennt sich Kassabuch mit Bestandsverrechnung. Hierbei müssen alle Transaktionen, d.h. z.B. auch Bankabhebungen oder Einzahlungen, im Kassabuch vermerkt werden.

Diese Art des Kassabuchs betrifft nur jene Unternehmer, die das Kassabuch indirekt, d.h. aufgrund von Rückrechnungen der Tageslosung, durchführen. Die Berechnung erfolgt nach der Formel:

Endbestand der Kassa (Kassasturz)
- Anfangsbestand (=Endbestand des Vortages)
+ Ausgaben
- Bankabhebungen, Privateinlagen
Tageslosung

Die Tageslosung wird in das Kassabuch als Einnahmen übernommen. Da die eventuellen Ausgaben und Bankabhebungen bzw. Privateinlagen herausgerechnet werden, werden diese Transaktionen ebenso wieder ins Kassabuch als eigene Positionen eingetragen. Kreditkarten und Gutscheine sind wie Barverkäufe zu betrachten. Gutscheine werden bereits beim Verkauf, nicht erst bei deren Einlösung, im Kassabuch vermerkt.

Wichtig bei der Rückrechnung der Tageslosung und der damit verbundenen Aufzeichnung im Kassabuch mit Bestandsverrechnung sind die täglichen Salden. Es muss jeden Tag ein Endbestand ermittelt werden. Dieser ist der Anfangsbestand des nächsten Tages. Die rechnerischen Endbestände sind mit den tatsächlichen Endbeständen täglich zu kontrollieren. Stimmen diese Beträge nicht überein und lassen sich auch keine Fehler finden, so besteht die Möglichkeit einer Eintragung des tatsächlichen Endbestands.

Anmerkung zum Kassasturz: Für die Berechnung mittels Kassasturz darf der Vorjahresumsatz 150.000 EUR nicht übersteigen. Wird diese Grenze überschritten, müssen im übernächsten Jahr alle Bareinnahmen einzeln aufgezeichnet werden. Die Regelung mit Pufferjahr und einem einmaligen Überschreiten der Grenze um 15% innerhalb von drei Jahren ist auch an dieser Stelle gegeben.

Sowohl beim Kassa- als auch beim Bankbuch müssen folgende Daten vermerkt werden:

  • Laufende Belegnummer: Die laufende Nummer kann jährlich neu beginnen und kann auch mit eigenen Kürzeln versehen, getrennt nach Einnahmen und Ausgaben, vergeben werden. Wichtigste Bedingung für die Belegnummer ist ihre Lückenlosigkeit. Sie muss auf den dazugehörigen Belegen vermerkt werden.
  • Externe Belegnummer bzw. Ordnungsbegriff des Kontoauszugs
  • Datum
  • Zusatztext
  • Betrag

Folgende Einzelbeträge sind erkenntlich aufzuzeichnen:

  • Bruttobetrag
  • Nettobetrag
  • Steuerbeträge, getrennt nach Steuersätzen
  • steuerfreie Beträge

Bei der Gewinnermittlung bzw. der Umsatzsteuerberechnung sind Kassabuch und Bankbuch zu addieren und die benötigten Beträge immer aus beiden Büchern zu ermitteln.

Grundsätzlich ist für die EAR die Istbesteuerung als Ermittlungsmethode nach vereinnahmten Entgelten durchzuführen. Jedoch kann bei der Ermittlung der Ausgaben und der Vorsteuer die Sollbesteuerung durchgeführt werden. Details dazu werden im Kapitel 6.3.5 Ist – Soll Besteuerung erläutert.

Siehe auch