Dokumentenmanagement (Anwendung)

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Das Modul Dokumentenmanagement ermöglicht die Ablage von Bildern, Dokumenten, etc direkt im System - wahlweise auch direkt am zugehörigen Geschäftsfall (Beleg).

Das Dokumentenmanagement besteht aus drei Bereichen:

Hinweis: Wir empfehlen grundlegend alle Originalbelege und Dokumente aufzubewahren!

Voraussetzung

Die Funktionen des Dokumentenmanagements sind erst nach Hinzufügung des Produktes Dokumentenmanagement verfügbar:

Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenverwaltung ist das allgemeine Formular zur Verwaltung von Ordnern (Strukturen) und Dateien (Dokumente).

Integrierte Dokumentenablage

Die integrierte Dokumentenablage ermöglicht das Hochladen und Speichern von Dateien direkt zu einem Geschäftsfall. Dadurch ist der Zusammenhang zwischen einem Dokument und dem in FreeFinance eingegebenen Geschäftsfall direkt ersichtlich und über das Doku-Archiv stets zugreifbar.

Geschäftsfall Beschreibung
Eingangsrechnung Integration der Dokumentenablage im Eingangsrechnungsformular.
Ausgangsrechnung Integration der Dokumentenablage im Ausgangsrechnungsformular.
Umbuchung Integration der Dokumentenablage im Umbuchungsformular
Anlagenbuch Integration der Dokumentenablage im Anlagenbuchformular
Rechnung (Faktura) Integration der Dokumentenablage in der Ausgangsrechnung des Faktura-Moduls
Faktura Gutschrift Integration der Dokumentenablage in den Gutschriften des Faktura-Moduls
Angebot (Faktura) Integration der Dokumentenablage im Angebot des Faktura-Moduls
Lieferschein (Faktura) Integration der Dokumentenablage in den Lieferschein des Faktura-Moduls
Brief (Faktura) Integration der Dokumentenablage in die freien Briefe des Faktura-Moduls
Kontoauszug importieren Beim Importieren eines Kontoauszuges wird die CSV-Datei automatisch im Doku-Archiv abgelegt und beim Kontoauszug angehängt.
Kontoauszug buchen und abstimmen Beim Buchen, Abstimmen oder Bezahlen von Rechnungen können Dateien hochgeladen oder Dropbox Dateien verlinkt werden.
Kunde Zu jedem Kunden können Dokumente ins Doku-Archiv geladen werden.
Lieferant Zu jedem Lieferanten können Dokumente ins Doku-Archiv geladen werden.

Dokumente

Dokumente können grundsätzlich alle Arten von Dateien sein, wie zb:

  • Microsoft Office Dateien (Word, Excel, Powerpoint, etc)
  • Text-Dateien
  • PDF-Dateien
  • Bilder (jpeg, gif, png, etc)
  • Archive (zip, rar, tar, etc)

Die Limintation der Dateigröße ist auf 2MB festgelegt. Sollten Sie Dateien haben, die größer sind versuchen Sie diese auf mehrere Dateien aufzuteilen (zb: mit Zip-Programmen).

Siehe auch

Dokumentenverwaltung
Integrierte Dokumentenablage
Anwendungsüberblick