Buchungsautomat

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Allgemein

Der neue Buchungautomat ermöglicht es Ihnen ihre Kontoauszugs-Standartbuchungen leicht und schnell abzuwickeln. Anhand von Ihren Vorlagen und Schlagwörtern filtert der Buchungsautomat ihre Standartbuchungen aus und bucht diese nach ihren Angaben automatisch ein. Somit müssen gegebenenfalls nur noch Sonderfälle gebucht werden.

Der Buchungautomant kann nach folgenden Kriterien filtern:

  1. Buchungen die im Verwendungszweck wiederkehrende Wörter beinhalten und ebenfalls gleich verbucht werden sollen
  2. Zahlungen bzw. Eingänge von/für Kunden und Lieferanten die immer gleich verbucht werden sollen
  3. Rechnungen die im System erstellt wurden und vom Kunden ausgeglichen werden

Vorbereitungen

Vorlagen

Um Buchungen anhand von ihrem Verwendungszweck finden zu können, müssen Vorlagen erstellt werden.

Wie erstelle ich eine Vorlage

  1. Importieren Sie einen Kontoauszug (für Hilfe hier)
  2. Klicken Sie, wie gewohnt auf das Symbol assignment_turned_in “Buchen”
  3. Wählen Sie eine Buchung vom Kontoauszug die in Zukunft automatisiert verbucht werden soll, also z. B. eine monatliche Telefon oder Mietrechnung
  4. Danach klicken sie auf “Neue Ausgabe” (bzw. “Neue Einnahme”)
KA Auswahl Spar markiert.png
  1. Im neuen Fenster sehen Sie jetzt links an Erster Stelle den Punkt “Vorlagen” und rechts daneben ein add, klicken Sie auf dieses
KA Dialog Spar markiert.png
  1. Jetzt können sie eine neue Vorlage für diese Buchung(en) erstellen
  2. Benennen Sie ihre Vorlage
  3. Geben Sie Schlagwörter ein, die im Verwendungszweck vorkommen, oder z. B. einen IBAN. Wichtig ist dabei, dass die Schlagwörter auch wirklich immer im Verwendungszweck des Kontoauszugs vorkommen und das alle angegebenen Schlagwörter vorkommen, da der Buchungsautomat nur danach sucht
  4. Füllen Sie die weiteren Felder nach belieben aus, also wie soll die Buchung verbucht werden? ist ein Lieferant oder ein Kunde involviert?
  5. Drücken Sie auf speichern. Wichtig: damit Buchen sie auch gleich die ausgewählte Zeile
KA Dialog Spar Vorlage erstellen markiert.png

Wie kann ich meine Vorlage bearbeiten?

  1. Sollten Sie die Vorlage ändern wollen geht dies im Punkt “Einnahmen Ausgaben Rechnung” unter "Vorlagen"
  2. In der Zeile gibt es jetzt verschiedene Optionen um die Vorlage zu bearbeiten
Vorlage bearbeiten.png
    • Klicken sie auf den Namen der Vorlage um diesen zu ändern
    • Klicken sie auf settings um der Vorlage neue Schlagwörter hinzuzufügen oder zu ändern
    • Klicken sie auf forward um größere Änderungen durchzuführen

Kunden und Lieferanten

  • Es wird vom Buchungsautomaten automatisch nach den Namen der Kunden und Lieferanten gesucht. Damit die Zeile ausgewählt werden kann muss der Kunde bzw. der Lieferant die gleiche Bezeichnung besitzen wie die die im Kontoauzug gegeben ist.
  • Wenn ein Kunde bzw. ein Lieferant nicht automatisch ausgewählt werden soll oder nicht ausgewählt wird, dann können sie dies in den Stammdaten des Kunden bzw. des Lieferanten ändern.
    1. Klicken Sie auf Stammdaten und dann auf Kunden bzw. Lieferanten
    2. Wählen Sie einen Kunden bzw. Lieferanten aus
    3. Klicken Sie auf den Tab Buchhaltung
    4. Hier finden Sie eine Checkbox – Wenn der Kunde bzw. der Lieferant vom Buchungsautomaten nicht beachtet werden soll, dann klicken Sie diese an
    5. Speichern sie ihre Änderungen
Stammdaten Lieferant Buchhaltung markiert.png

Rechnungen

Rechnungen werden automatisch vom Buchungsautomanten erkannt, wenn:

  1. die Rechnung im System erstellt worden ist
  2. und der Kunde die Rechnungsnummer im Verwendungszweck angegeben hat
  3. oder wenn der Kundenname oder Kundennummer im Verwendungszweck vorkommt, dann wird die älteste offene Rechnung dieses Kunden vorgeschlagen
KA Verwendungszweck Rechnung.png

Verwendung

  1. Gehen Sie zur Kontoauszugsübersicht
  2. Hier finden sie ein neues Symbol brightness_auto, klicken Sie auf dieses, es leitet Sie automatisch zum Buchungsautomaten weiter
  3. Hier sollten Sie jetzt alle Zeilen finden die anhand von Vorlagen, Lieferanten, Kunden und Rechnungsnummern ausgewählt worden sind.
  4. Sollten Sie den Buchungsbetrag ändern wollen, klicken Sie einfach in den Betrag der jeweiligen Buchung
    • Dies kann bei Rechnungen nicht angewendet werden
  5. Sind Beträge gelb hinterlegt, bedeutet das nur, dass der Betrag dem der Vorlage nicht entspricht, es beeinträchtigt das Buchen in keiner Weise
  6. Sollte eine Zeile ausgewählt worden sein, die nicht verbucht werden soll klicken Sie auf den Pfeil ganz rechts in der jeweiligen Zeile, damit ignoriert der Automat diese Buchung
    • Die Zeile wird dann grau angezeigt
  7. Wenn sie auf “Buchen und Weiter” klicken werden alle ausgewählten Buchungen automatisch durchgeführt
BA komplett markiert.png