Buchen von Foto oder Datei (Anwendung)

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Übersicht

Das Eingabeformular Buchen vom Foto dient zum schnellen verbuchen von hochgeladenen Bildern oder Dateien (Belegen).

Die Dateien können direkt hochgeladen, aus anderen Ordnern des Doku-Archives oder der Dropbox importiert oder über die Smartphone-App PaperCut direkt erstellt und hochgeladen werden.

Am Ende der erfolgreichen Verbuchung können die Dateien in frei definierbare Ordner archiviert (dh: verschoben) werden.

Buchen vom Foto in FreeFinance

Die Funktion ist im Menü unter Einnahmen Ausgaben Rechnung > Neue Belege eingeben > Buchen vom Foto zu finden

Ablauf

  1. Importieren Sie Dateien aus verschiedenen Quellen in den Verbuchungsordner Belegfoto Upload oder laden Sie die Bilder direkt aus der Smartphone-App PaperCut hoch
  2. Verbuchen Sie die Belege wie gewünscht
  3. Am Ende der Verbuchung archivieren Sie die Bilder in gewünschte Ordner im Doku-Archiv

Daten hochladen oder importieren

Es gibt verschiedene Wege wie Bilder oder Dokumente in den Verbuchungsordner Belegfoto Upload gelangen können:

  • Dokumente importieren: öffnet ein Dialogfenster zum Importieren von Dateien aus dem Doku-Archiv oder der Dropbox
  • Datei hochladen: Lädt eine gewählten Dateien direkt hoch
  • Smartphone-App: PaperCut:

Smartphone-App PaperCut

Mit der Smartphone-App für iPhone und Android können Sie Fotos von Belegen erstellen und direkt in FreeFinance hochladen. Die Belegfotos werden direkt im Verbuchungsordner Belegfoto Upload im Doku-Archiv abgelegt und können mit der Funktion "Buchen vom Foto" direkt verbucht werden.

Und so einfach gehts:

  1. PaperCut App herunterladen
  2. Ihre Einstellungen vornehmen: FreeFinance Benutzername, Passwort und Ihre Mandanten-Nummer eingeben
  3. Foto machen oder bestehendes Foto auswählen
  4. Eventuell Betrag, Datum und Beschreibung gleich eingeben
  5. Klick auf Hochladen
  • Bei aktiver Internetverbindung wird das Bild beim Speichern sofort an FreeFinance übertragen
  • Ohne Interntverbindung werden die Daten lokal zwischengespeichert. Zum späteren Übertragen einfach auf das Aktualisieren-Symbol rechts oben klicken. Ob es noch unsynchronisierte Fotos gibt, zeigt dort ein kleiner roter Indikator (mit Zahl).

Ungewünschte Bilder können bequem über das Doku-Archiv entfernt oder bearbeitet werden. Solange sie sich im Ordner Belegfoto Upload befinden, werden sie in der Tabelle bei "Buchen vom Foto" aufgelistet.

Buchen

  • Neue Ausgabe: öffnet ein Dialogfenster zum Erstellen einer neuen Ausgabe.
  • Neue Einnahme: öffnet ein Dialogfenster zum Erstellen einer neuen Einnahme.
  • Neue Umbuchung: öffnet ein Dialogfenster zum Erstellen einer neuen Umbuchung.
  • Anzahl Zuordnungen: öffnet ein Dialogfenster, in dem alle bereits erstellten Buchungen angezeigt werden. In weiterer Folge können die Buchungen aufgerufen werden.
  • Für mehrzeilige Buchungen wiederholen Sie für das betreffende Foto den Vorgang.
  • Buchen: Speichert den aktuellen Datensatz und vergibt dem Beleg eine Belegnummer. Sofern nicht die Option "Abschließen" gewählt wird, können noch Korrekturen an den Belegdaten vorgenommen werden.
  • Abschließen: Speichert den aktuellen Datensatz und schließt diesen ab, sodass keine weiteren Änderungen an dem Datensatz mehr vorgenommen können.
  • Schließen: schließt das aktuelle Dialogfenster ohne zu speichern.

Mehrere Zeilen

Durch klick auf den Button Weitere Zeile ist es möglich auch bei Buchen von Foto oder Datei mehrere Zeilen zu verbuchen.

Der Belegtyp wird immer von der ersten (1) Zeile definiert und kann bei mehreren Zeilen nicht angepasst werden. Die erste Zeile kann nicht gelöscht werden.

Anzahl der Zuordnungen

Nach dem Verbuchen sehen Sie die Anzahl der Zuordnungen direkt in der Dokumentenübersicht. Sie können zu den erstellten Belegen über das Bleistift-Symbol hinnavigieren. Dort können die Belege auch noch bearbeitet werden, sofern nicht die Option "Abschließen" gewählt wurde.

Löschen der Datei

Wurden noch keine Buchungen durchgeführt kann die Datei über die Schaltfläche delete sofort wieder gelöscht werden.

Vorlagen verwenden

Sie können auch alle Vorlagen, die bereits erfasst wurden, verwenden.

Bei der Verwendung von Vorlagen werden die Vorlage-Daten und die Daten die, zB: aus einem Upload mittels der App Papercut, bereits vor erfasst wurden, zusammengefügt.

Archivieren

  • Auswahl archivieren: öffnet für die gewählten Dateien ein Dialogfenster zur Auswahl des Zielordners im Doku-Archiv.

Alternativ können die Bilder und Dokumente auch direkt beim Buchen in den gewünschten Ziel-Ordner archiviert werden. Das Archiveren ist besonders dann sinnvoll, wenn die Periode, in die die Belegfotos fallen, abgeschlossen ist (beispielsweise nach einer UVA).

Lieferanten und Kunden

Kunden und Lieferanten neu anlegen

Über die Schaltflächen Neuen Kunden anlegen oder Neuen Lieferanten anlegen können direkt neue Stammdaten angelegt werden.

Lieferanteneinstellungen - Vorbelegung

Sind im Lieferantenstamm die Daten unter Buchhaltung gepflegt, werden diese nach Auswahl des Lieferanten sofort vorausgewählt.

  • Belegtyp und Belegart
  • Steuersatz und wenn nötig eine Sonderbuchungsoption
  • Privatanteil

Nähere Informationen im Lieferantenstamm

Kundeneinstellungen - Vorbelegung

Sind im Kundenstamm die Daten unter Buchhaltung gepflegt, werden diese nach Auswahl des Kunden sofort vorausgewählt.

  • Belegtyp und Belegart
  • Steuersatz

Nähere Informationen im Kundenstamm

Siehe auch

Neue Belege eingeben Überblick
Doku-Archiv Überblick
Lieferantenstamm
Kundenstamm
Download der PaperCut Smartphone-App:
iPhone
Android