Neue Eingangsrechnung

Die erste Eingangsrechnung: Tutorial Videos

Eine Eingangsrechnung (Ausgaben-Beleg) ist ein erfolgsverringernder Beleg. Kleine Merkhilfe: Eine Eingangsrechnung wird so bezeichnet, weil eine Rechnung ins Unternehmen eingeht, also jemand Geld von meinem Unternehmen möchte.

Wie Sie eine Eingangsrechnung und verschiedene Buchungen erstellen sehen Sie in den Tutorial-Videos.

Aufbau der Eingangsrechnung in FreeFinance

Eine Eingangsrechnung ist in zwei Elemente unterteilt:

  • Rechnungskopf: der Rechnungskopf beinhaltet allgemeine Daten der Eingangsrechnung, wie Lieferant, Rechnungsdatum oder Art der Bezahlung.
  • Rechnungszeilen: Pro Rechnungskopf müssen mindestens eine Zeile und können mehrere Zeilen erfasst werden. Jede Zeile beinhaltet die Detaildaten wie Belegart (Konto) und Steuersatz, sowie den Betrag und den Rechnungstext. Außerdem kann hier eingestellt werden, ob es sich bei der Buchung um eine innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung oder Reverse Charge Leistung handelt, sowie ein Privatanteil verbucht werden. So können ganz einfach Rechnungen mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen und unterschiedlichen Belegarten (Konten) angelegt werden (Stichwort Splitbuchung).

Rechnungskopf

Der Rechnungskopf beinhaltet die folgenden, zeilenübergreifenden Daten des Belegs:

Pflichtdaten

  • Lieferant: Die Eingabe des Lieferanten kann auf verschiedene Weisen erfolgen:
    • der Name des Lieferanten wird im Eingabefeld eingegeben. Wird nur der Name des Lieferanten eingegeben und kein Datensatz im Lieferantenstamm angelegt, können auch keine weiteren Analysen dieser Ausgaben durchgeführt werden.
    • der Lieferant wurde bereits im Lieferantenstamm eingegeben und kann einfach mit einem Klick auf  ausgewählt werden.
    • der Lieferant wird neu, über die Schaltfläche  im Lieferantenstamm hinterlegt und kann dann automatisch übernommen werden.
    • Nach der Auswahl eines Lieferanten kann dieser durch Klick auf  auch gleich bearbeitet werden.
    • Wurde für den ausgewählten Lieferanten eine gültige UID-Nummernprüfung (Level 1 oder 2) durchgeführt, wird das Prüfergebnis inkl. Prüfdatum direkt angezeigt.
    • Hinweis: Bei Waren (E/A-Buchhaltung), Anlagen oder innergemeinschaftlichen Belegen ist zwingend ein Lieferant aus dem Lieferantenstamm auszuwählen.
  • Zahlungsdatum. Dieses Datum ist dafür verantwortlich in welcher Abrechnungsperiode die Ausgabe in der Einnahmen-Ausgaben Rechnung verwendet wird. Ist das Kontrollkästchen OP Ausgaben in den Grundeinstellung nicht aktiviert, sind alle Buchungen automatisch bezahlt und das Datum "Bezahlt am" ist ein Pflichtfeld.
  • Rechnungsdatum: Wird mit dem aktuellen Datum vorbelegt. Bei der E/A-Rechnung ist dieses Feld bei Wareneingängen zwingend notwendig, sonst optional. Bei der doppelten Buchhaltung ist das Rechnungsdatum stets ein Pflichtfeld.

Lieferanteneinstellungen - Vorbelegung

Sind im Lieferantenstamm die Daten unter Buchhaltung gepflegt, werden folgende Felder auf Zeilenebene automatisch ausgefüllt:

  • Belegart
  • Steuersatz und wenn nötig eine Sonderbuchung
  • Privatanteil

Nähere Informationen im Lieferantenstamm

  • Rechnungsnummer: Tragen Sie hier die Rechnungsnummer der Lieferantenrechnung ein.
  • Fälligkeitsdatum: Hier kann eingetragen werden bis wann eine Zahlung erfolgt sein soll.
  • Bezahlt & Bezahlt am & Bezahlt mit: Abhängig von der gewählten Option "Offene Posten" ist hier anzugeben, wann und womit die Rechnung bezahlt wurde.
  • Rechnungstext: Hier können optional Informationen, die sich auf die gesamte Rechnung beziehen, eingetragen werden, sodass für spätere Zwecke Referenzen vorhanden sind.
  • Zahlungsreferenz: Für offene Rechnungen welche direkt über FreeFinance freigegeben werden sollen, kann hier auch bereits die Zahlungsreferenz eingetragen werden.

Rechnungszeile

Eine Rechnungszeile beinhaltet die folgenden Daten des Belegs (Beim Bearbeiten von bestehenden Zeilen oder beim Anlegen von weiteren Zeilen werden diese Daten in einem Dialog dargestellt):

Pflichtdaten

  • Belegart: Wählen Sie eine Belegart (Konto), die der Eingangsrechnung/Ausgabe entspricht.
    • Ein Klick auf  ruft alle eingeblendeten Belegarten (Konten) auf.
    • Konto nicht dabei? Über  kann der Kontenrahmen aufgerufen werden:
      • Ein  zeigt an, dass ein Konto ausgeblendet ist. Ein Klick aufs “Auge”-Symbol aktiviert das Konto, sodass es künftig eingeblendet wird.
      • Ein Klick auf  übernimmt die entsprechende Belegart ins Formular.
  • Steuersatz: Der Standard-Steuersatz wird vorausgewählt. In der Liste der möglichen Steuersätze kann gewechselt werden, pro Belegart kann der Standardwert in der Kontenübersicht verändert werden.
  • Betrag: Geben Sie den Betrag der Ausgabe ein.
  • Weicht die Währung von EUR ab, geben Sie mit Klick auf EUR die zutreffende Währung und den Kurs im Dialog an.
  • Geben Sie nun an, ob der eingegebene Betrag Netto oder Brutto ist. In den Grundeinstellung unter "Standardwerte für Eingangsrechnungen" können Sie den Standardwert dafür festlegen. Geben Sie weiters sofern verfügbar an, ob eine der Optionen innergemeinschaftliche Lieferung (iG) und Reverse Charge (RC) zutrifft. Falls ja, erscheint die Standard-Option darunter, ändern Sie diese Sonderbuchung bei Bedarf mit Klick auf den Link.
  • Privatanteil: Falls zutreffend erscheint durch Klick auf den Link "Privatanteil (optional)" ein zusätzliches Feld, geben Sie dort Betrag und Art an. Details zu Privatanteil weiter unten.

Bestehende Rechnungszeilen können mittels dupliziert werden, um Ihnen bei weiteren ähnlichen Rechnungspositionen die Arbeit zu erleichtern.

  • Fremdwährung: Wollen Sie eine Buchung in einer anderen Währung vornehmen, klicken Sie auf die Währung (Standardmäßig EUR) in der Zeile Betrag. Ein Dialog öffnet sich und eine andere Währung sowie der entsprechende Kurs können eingetragen werden.
  • Privatanteil: Wenn der verbuchte Gegenstand auch privat genutzt wird, kann hier ein Betrag oder ein Prozentsatz ausgewählt werden, die der privaten Nutzung entsprechen.
  • Zeilentext: Versehen Sie die Rechnungszeile mit einer sprechenden Beschreibung. Wird kein Zeilentext jedoch ein Rechnungstext am Rechnungskopf eingegeben, so wird dieser Text automatisch auf der neuen Rechnungszeile verwendet.
  • Danach weitere Zeile anlegen: Wollen Sie gleich nach dem Übermitteln der gerade eingegebenen Zeile eine weitere Zeile eintragen, kann dieses Feld aktiviert werden. Eine weitere Eingabemaske wird sich öffnen.

Offene Posten in der Buchhaltung

Offene Posten in der E/A Buchhaltung

Ist die Option "OP Eingangsr." in den Grundeinstellung unter "Standardwerte für Eingangsrechnungen" aktiviert, können Eingangsrechnungen ohne Bezahlt-Datum eingegeben werden. Solange sie nicht bezahlt sind, wird keine Buchung in der Buchhaltung erstellt. Folgende Felder stehen in den Ausgabemasken zusätzlich zur Verfügung:

  • Rechnungsdatum: Rechnungsdatum der Ausgabe - ist nur bei aktivierter Option ein Pflichtfeld
  • Bezahlt: Erst wenn die Rechnung bezahlt wurde, ist diese Option zu aktivieren. Dann ist das Datum der Zahlung anzugeben und die Belegart (Konto) mit dem bezahlt wurde. Nun wird eine Buchung automatisch erstellt.

Offene Posten in der doppelten Buchhaltung

Bei der doppelten Buchhaltung ist das Rechnungsdatum für die Verbuchung relevant. Wird erst später bezahlt, wird dennoch auf ein Verbindlichkeitskonto gebucht. Es gibt pro Lieferanten entweder ein spezifisches oder ein allgemeines Verbindlichkeitskonto. Eine Ausgleichsbuchung wird dann zu jenem Zeitpunkt erstellt, sobald die Eingangsrechnung als bezahlt angegeben wird.

Durch Klick auf die Checkbox "Bezahlt" öffnen sich die Bezahlinformationen:

  • Zahldatum wählen
  • Belegart (Konto) wählen, mit dem der offene Posten beglichen wurde

Mit diesen Daten wird die Aufwandsbuchung erstellt.

Ist der Betrag nur ein Teilbetrag (eine Teilzahlung) kann dies nicht so direkt gebucht werden, da die Aufwandsbuchung mit dem Teilbetrag erstellt wird. Sie können den Betrag auf den Teilbetrag über die Funktion "Beträge anpassen":

  • Ändern Sie den Gesamtbetrag um einen Fix- oder Prozentbetrag. Damit wird die Ausgangsrechnung an die Teilzahlung angepasst und kann dann direkt als Aufwandsbuchung gebucht werden.

Tipp: Kopieren Sie die bestehende Eingangsrechnung vor der Änderung in eine neue offene Eingangsrechnung und ändern Sie mit der gleichen Funktion den Betrag auf den noch verbleibenden Betrag.

Durch klick auf die Schaltfläche "Geldausgang" können die Zahlungsdetails eingegeben werden:

  • Betrag der Zahlung
  • Datum der Zahlung
  • Konto, mit dem die Bezahlung durchgeführt wurde
  • Eine Beschreibung für die Zahlungsbuchung

Mit den Daten wird eine Umbuchung erstellt, die die Verbindlichkeit ausgleicht.

Ist der Betrag nur ein Teilbetrag (eine Teilzahlung) kann gewählt werden, was mit dem Restbetrag passieren soll:

  • Bleibt offener Posten (im Falle von Teilzahlungen - Restzahlungen werden noch erwartet)
  • Skonto - der Rest wird als Skontobuchung automatisch ausgebucht
  • Rundungsdifferenz - der Rest wird als Rundungsdifferenz automatisch ausgebucht

Im Falle von Fremdwährungen und unterschiedlichen Fremdwährungskursen wird eine Fremdwährungsdifferenz-Buchung bei Gesamtzahlung der Eingangsrechnung automatisch erstellt.

Integrierte Kostenstellen

Hier ist auch unsere neue Kostenstellenfunktion verfügbar. Interessiert? Dann erfahren Sie hier gleich mehr!

Sonderfälle Umsatzsteuer: ig und RC

Reverse Charge oder innergemeinschaftliche Lieferung

Erfahren Sie hier alles über Reverse Charge und ig Lieferungen in FreeFinance:
Für Eingangsrechnungen, die innergemeinschaftlich erworben (Waren) oder bezogen (Leistungen) wurden, erfolgt die Eingabe so wie immer. Neben dem Betrag aktivieren Sie iG oder RC, bei Bedarf ändern Sie die Option in der Sonderbuchung. Nach dem gewählten Steuersatz besteht die Möglichkeit eine Sonderbuchung auszuwählen.

Diese Auswahl, z.B.: Reverse Chargeig Erwerbe mit (oder ohne) Vorsteuerabzug, etc, dient bei der Umsatzsteuervoranmeldung zur richtigen Meldung der Umsatzsteuerbeträge. Bei innergemeinschaftlichen Erwerben mit Vorsteuerabzug wird die Umsatzsteuer berechnet, an das Finanzamt abgeführt und sofort wieder abgezogen. Somit handelt es sich hierbei um eine reine Deklaration des innergemeinschaftlichen Erwerbs beim Finanzamt.

Diese Auswahl, z.B.: Reverse Chargeig Erwerbe mit (oder ohne) Vorsteuerabzug, etc, dient bei der Umsatzsteuervoranmeldung zur richtigen Meldung der Umsatzsteuerbeträge. Bei innergemeinschaftlichen Erwerben mit Vorsteuerabzug wird die Umsatzsteuer berechnet, an das Finanzamt abgeführt und sofort wieder abgezogen. Somit handelt es sich hierbei um eine reine Deklaration des innergemeinschaftlichen Erwerbs beim Finanzamt.

ACHTUNG: Verwenden Sie stets jenen Steuersatz, der im Inland normalerweise für diese Lieferung oder Leistung anzuwenden wäre (im Normalfall: Standardsteuersatz 20%). Dreiecksgeschäft, oder Steuersatz mit 0% sind Sonderfälle. Details unter ig Lieferung. Durch die Wahl der Sonderbuchung wird die Eingangsrechnung zu einem innergemeinschaflichen Erwerb oder Reverse Charge Leistung.

Sie als Unternehmer sind vorsteuerabzugsberechtigt.

Sie haben Büromaterial im EU-Ausland (zB: Deutschland) eingekauft.

Die Rechnung beträgt 100 EUR Netto mit 0% Umsatzsteuer (UID-Nummer von Lieferant und Kunde auf der Rechnung und einem Vermerk der Art "ig-Lieferung"):

Sie geben den Beleg wiefolgt in FreeFinance ein:

  • Belegart: 7600 Büromaterial
  • Steuersatz: 20% Standardsteuersatz (Wichtig!)
  • Sonderbuchung: ig Erwerb mit Vorsteuerabzug
  • Betrag: 100 EUR Netto

Die erstellte Belegzeile enthält dann: Netto: 100 EUR Steuer: 0 EUR (* 20 EUR ig/rc-Steuer) Brutto: 100 EUR

Sie als Unternehmer sind vorsteuerabzugsberechtigt.

Sie haben Rechtsberatung im EU-Ausland (zb: Deutschland) bezogen.

Die Rechnung beträgt 100 EUR Netto mit 0% Umsatzsteuer (sowie von Lieferant und Kunde auf der Rechnung und einem Vermerk der Art "Reverse Charge Leistung - Steuerschuld geht auf den Leistungsempfänger über"):

Sie geben den Beleg wiefolgt in FreeFinance ein:

  • Belegart: 7750 Rechtsberatungsaufwand
  • Steuersatz: 20% Standardsteuersatz (Wichtig!)
  • Sonderbuchung: Reverse Charge (Steuerschuld geht auf den Leistungsempfänger über)
  • Betrag: 100 EUR Netto

Die erstellte Belegzeile enthält dann: Netto: 100 EUR Steuer: 0 EUR (* 20 EUR ig/rc-Steuer) Brutto: 100 EUR

Variante a)
Sie als Unternehmer sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt (dh: unecht umsatzsteuerbefreit, zb: als Arzt, Kleinstunternehmer, etc) - dh: Sie können die im Ausland gekauften Waren oder Dienstleistungen nicht als RC oder ig verbuchen und haben auf der ausländischen Rechnung eine ausländische Umsatzsteuer.

Beispiel einer Rechnung aus Deutschland über 100EUR Netto + 19% Ust.
Sie geben den Beleg wie folgt in FreeFinance ein:

  • Belegart: die jeweilige Belegart
  • Steuersatz: 0% keine Umsatzsteuer
  • Sie geben den Gesamtbetrag inkl. ausländischer Steuer an: 119 EUR

Die erstellte Belegzeile enthält dann: Netto: 119 EUR Steuer: 0 EUR Brutto: 119 EUR
Es ist keine Vorsteuer abziehbar.

Variante b)
Sie als Unternehmer sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt, haben aber eine UID-Nummer und beziehen Waren innergemeinschaftlich oder beziehen Reversed Charge Dienstleistungen:

Beispiel einer Rechnung aus Deutschland über 100EUR Netto + keine Ust mit dem "ig oder RC"-Vermerk auf der Rechnung.
Sie geben den Beleg wie folgt in FreeFinance ein:

  • Belegart: die jeweilige Belegart
  • Steuersatz: 20% Umsatzsteuer
  • Sonderbuchung: zB: Ig Erwerb ohne VST-Abzug oder bei VST-Pauschalierung
  • Sie geben den Nettobetrag ein, der in Österreich zu versteuern ist: 100 EUR

Die erstellte Belegzeile enthält dann: Netto: 100 EUR Steuer: 0 EUR (* 20 EUR ig/rc-Steuer) Brutto 100eur

Es wird intern aber ein eigenes Vorsteuerkonto bebucht, das nicht Vorsteuerabzugsfähig ist, dh:

  • Die Umsatzsteuer in Österreich wird mit 20EUR berechnet und in der Umsatzsteuervoranmeldung oder -Erklärung abgeführt!
  • Die Vorsteuer kann nicht abgezogen werden

Details zur Eingabe von Ausgabe mit Sonderfällen der Umsatzsteuer, (zB: Wein Ein- bzw. Verkauf mit 12% Umsatzsteuer) unter Umsatzsteuer Sonderfälle.

Privatanteil bei Ausgaben

Genauere Informationen und weiterführendes rund um das Thema Privatnutzung und Privatanteil finden Sie in unserem Ratgeber:

Zum Privatanteil-Ratgeber

Bei Ausgaben gibt es zwei Möglichkeiten, die Privatanteile vom Gesamtbetrag auszuscheiden:

Direkt bei der Eingabe des Beleges kann ein Privatanteil oder nicht abzugsfähiger Anteil eingebucht werden.

Das Konto 7900 Nicht anrechenbarer Aufwand (Privatanteil) wird für die automatische Verbuchung der Privatanteile verwendet (bis 2023 war es Konto 9613).

Für Kapitalgesellschaften (Gmbh, ..) sind folgende Konten verfügbar:

  • 2410 Verrechnungskonto Gesellschafter
  • 2420 Verrechnungskonto Geschäftsführer
  • 7651 Werbe- und Repräsentationsaufwand nicht anrechenbar

Im Falle der Begleichung der Aussenstände durch Gesellschafter oder Geschäftsführer sind die beiden Verrechnungskonten auch über Umbuchungen auszugleichen.

Für Personengesellschafter mit doppelter Buchhaltung (EPU, Selbständige) sind folgende Konten verfügbar:

  • 7900 Nicht anrechenbarer Aufwand (Privatanteil) (bis 2023 war es Konto 9613)

Konten anpassen

Die jeweiligen Konten können in den Finanzeinstellungen auch kopiert und für die einzelnen Bedürfnisse verwendet werden, zB:

  • Eigene Privatanteilskonten für KFZ, Miete, Telefon, ...
  • Eigene Konten für die Gesellschafter einer GmbH, ...

Unser Tutorial-Video zum Privatanteil.

Privatanteil sofort abziehen

Der Privatanteil wird sofort abgezogen und die Eingangsrechnung beinhaltet nur den um den Privatanteil reduzierten Betrag. Ist die Vorsteuer abziehbar, wird der Privatanteil ebenso sofort berücksichtigt.

Bei der Verwendung des Privatanteils direkt in der Eingangsrechnung wird in der Eingangsrechnung nur eine Zeile eingegeben und die Art des Privatanteils und dessen Höhe angegeben.

Die Ausgabenbuchung wird dann automatisch entsprechend erstellt, z.B.:

  • Beim Privatanteil ohne VSt-Abzug wird: Privatanteil (kein Vorsteuerabzug) (20%) verwendet

  • Bei Bewirtung wird der SteuersatzPrivatanteil (Bewirtung, mit Vorsteuerabzug) (20%) verwendet und in der Umsatzsteuervoranmeldung dementsprechend bei der Bewirtung mit einberechnet

Standard: Privatanteil mit anteiliger Umsatzsteuer

Der Privatanteil wird inklusive der verwendeten Vorsteuer wieder der Ausgabe gegengerechnet.

Das bedeutet: Die Vorsteuer wird für den Privatanteil nicht zum Abzug gebracht.

Dieses Szenario in der Berechnung ist der Standardfall für alle Privatanteile, außer Bewirtung:

Beispiel - Eingabe in der Eingangsrechnung:

  • Betrag Netto: 100,00 Euro

  • Umsatzsteuer: 20 % USt

  • Privatanteil: 25 % (Eingabe ohne %-Zeichen!)

Das ergibt in der Ausgabenbuchung:

  • Zeile 1: Netto 75,00 Euro, Steuer 15,00 Euro, Brutto 90,00  Euro (Ausgabe)

  • Zeile 2: Netto 25,00 Euro, Steuer 5,00 Euro, Brutto 30,00 Euro (7900 nicht anrechenbarer Aufwand (Privatanteil)* mit dem Steuersatz Privatanteil [kein Vorsteuerabzug] [20%])

  • Summe: Netto 100,00 Euro, Steuer 20,00 Euro, Brutto 120,00 Euro

* vor 1.7.2023 wurde automatisch auf Konto 9613 Privatanteil gebucht

Bewirtung: Automatischer Privatanteil ohne Umsatzsteuer

Der Privatanteil wird ohne Umsatzsteuer herangezogen - beispielsweise bei Bewirtungsrechnungen, wenn der berufliche Anteil größer als 50 % ist.

Das bedeutet: Hierbei ist durch die Finanzverwaltung der Abzug der gesamten Umsatzsteuer als Vorsteuer erlaubt und nur der Netto-Betrag wird anteilig als Privatanteil herangezogen.

Beispiel - Eingabe in der Eingangsrechnung:

  • Betrag Netto: 100,00 Euro

  • Umsatzsteuer: 20 % USt

  • Privatanteil: 25 % (Eingabe ohne %-Zeichen!)

Das ergibt in der Ausgabenbuchung:

  • Zeile 1: Netto 75,00 Euro, Steuer 15,00 Euro, Brutto 90,00 Euro (Ausgabe)

  • Zeile 2: Netto 25,00 Euro, Steuer 5.00 Euro, Brutto 30,00 Euro (7900 nicht anrechenbarer Aufwand (Privatanteil)* mit dem Steuersatz Privatanteil [Bewirtung, mit Vorsteuerabzug] [20%])

  • Summe: Netto 100,00 Euro, Steuer 20,00 Euro, Brutto 120,00 Euro

* vor 1.7.2023 wurde automatisch auf Konto 9613 Privatanteil gebucht

Änderung beim Privatanteil

Das Konto 9613 Privatanteil wird ab 1.7.2023 vom Konto 7900 Nicht anrechenbarer Aufwand (Privatanteil) abgelöst.

Das bedeutet, sobald Sie bei einer Eingangsrechnung einen Privatanteil angeben, wird automatisch das Konto 7900 Privatanteil bebucht. Das Konto 9613 wird mit 31.12.2023 deaktiviert.

Diese Umstellung gilt für alle Nutzenden und kann individuell nicht geändert werden. Bitte beachten Sie, dass Vorlagen mit hinterlegtem Privatanteil manuell aktualisiert werden müssen.

Sie haben auf Wunsch bis 31.12.2023 die Möglichkeit, eine Korrekturbuchung für den bisherigen Saldo des Finanzjahres von Konto 9613 auf das neue Konto 7900 umzubuchen - siehe Screenshot. Den Saldo erhalten Sie am einfachsten aus der Saldenliste.

Vorteil

Der Vorteil dieser Methode liegt klar auf der Hand: Es ist die einfachste und sicherste Art, einen Privatanteil bei einer Anlage zu berücksichtigen. Diese Methode ist im Allgemeinen und der Einfachheit halber zu bevorzugen.

Nachteil

Ein eventueller Zinsvorteil bei der Vorsteuer (im Vergleich zum im folgenden Abschnitt beschriebenen Punkt) fällt weg.

Privatanteil erst beim Jahresabschluss

Privatanteil von sonstigen Ausgaben erst bei der Jahresbuchung berücksichtigen

Die Aufwände, zB: Leasing von KFZ, Telefon, Arbeitszimmer, etc, werden im Laufe des Jahres komplett eingebucht. Auch eine eventuelle Vorsteuer wird beim Aufwand vollständig abgezogen.

Korrektur des Aufwandes inkl. Korrektur der Vorsteuer:

Es wird eine "Korrekturbuchung" als neue Eingangsrechnung erstellt, die alle Details der Privatanteilsbuchung direkt enthält:

  • 1. Zeile in der Eingangsrechnung:
    • Von Konto: Aufwandskonto
    • Steuersatz: anwendbarer Steuersatz, Inland meist 20%
    • Betrag: negativer Gesamtbetrag (Bruttobetrag)
  • 2. Zeile in der Eingansgrechnung:
    • Von Konto: gleich wie Zeile 1
    • Steuersatz: gleich wie Zeile 1
    • Privatanteil: der abzuziehende Privatanteil
    • Betrag: positiver Gesamtbetrag (Bruttobetrag)
  • Bezahlt mit der Eingangsrechnung: Schwebende Geldbewegungen

Diese Buchungszeilen müssen pro Steuersatz bzw. Sonderbuchung (ig/RC) gemacht werden.

Damit erstellen Sie mit einer Korrekturbuchung als Eingangsrechnung sowohl die Vorsteuer als auch den Nettoaufwand und haben alles in einer Buchung dokumentiert.

Vorteil: in nur einer einzigen Buchung wird alles korrigiert.

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Neue Anlage

Genauere Informationen und weiterführendes rund um das Thema Abschreibung von Anlagen sowie den diversen Bestimmungen dabei finden Sie in unserem Ratgeber:

Zum Afa-Ratgeber

Werden Anlagen fürs Unternehmen angeschafft, werden diese einfach durch die Wahl der entsprechenden Belegart (Anlagen-Kontonummern beginnen mit 0) ins System eingegeben. Dabei wird automatisch ein Eintrag im Anlagenbuch erstellt.

Ausnahme: Im Fall der Anlagen-Anzahlungskonten wird kein Anlagenbucheintrag erstellt.

Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG)

Die Entscheidung, ob eine Anlage ein GWG ist und somit im ersten Jahr vollständig abgeschrieben wird oder über die AfA unter Angabe der Nutzungsdauer in die Buchhaltung einfließt, wird dabei erst im Anlagenverzeichnis getroffen.

Alternativ kann ein geringwertiges Wirtschaftsgut direkt als Aufwand über die Belegart 7021 Geringwertiges Wirtschaftsgut verbucht werden. Dabei entsteht kein Eintrag im Anlagenbuch.

Anlagen, die in vergangenen Jahren angeschafft oder in Betrieb genommen wurden, werden direkt im Anlagenbuch (nicht als Ausgabe) über die Funktion Alt-Anlage, Freibetrag angelegt.

Wie Sie eine neue Anlage in FreeFinance erfassen und verbuchen, einen neuen Lieferanten anlegen, die Nutzungsdauer auswählen, eine Abschreibung durchführen und vieles mehr, erfahren Sie in diesem Tutorial Video. 
 

Neuer Wareneingang (nur in EA-Rechnung)

Ist das Unternehmen verpflichtet ein Wareneingangsbuch zu führen, so geschieht das in FreeFinance ganz automatisch bei Auswahl der entsprechenden Waren-Belegarten bei einer Eingangsrechnung. Wird das Wareingangsbuch unter Meine Belege > Wareneingangsbuch aufgerufen, werden automatisch die entsprechenden Eingangsrechnungen herangezogen. Für diese sind das Rechnungsdatum, sowie ein Lieferant verpflichtend anzugeben.

Das Wareneingangsbuch ist unter Jahreseinstellungen zu aktivieren.

Die Belegarten für Waren können unter Belegarten Belegtyp "Wareneingangsbuch (Waren, Rohstoffe, etc)" angezeigt bzw. angepasst werden.

Vorlagen

Alle Belege, die mit der Option "als Vorlage speichern" gespeichert sind, können hier ausgewählt werden. Dadurch können Sie immer wiederkehrende Ausgaben einfach laden und gegebenenfalls abgeändert als neuen Beleg speichern. Wählen Sie die gewünschte Vorlage - das Formular wird automatisch mit den Daten der Vorlage befüllt. Achtung: alle eventuell eingegebenen und noch nicht gespeicherten Daten werden verworfen! Details siehe unter Vorlagen.

Als Vorlage speichern

Sie können eine Eingangsrechnung auch als Vorlage speichern, um wiederkehrende Eingangsrechnungen schneller eingeben zu können. Über die Ansicht Vorlagen können diese übernommen oder geändert werden.

Kontoauszug-Automatisierung - Schlagwörter

Erfassen Sie zu den Vorlagen eindeutige Schlagwörter, die (alle) am Kontoauszug zu finden sind, damit eine Zuordnung zwischen Kontoauszugszeile und Vorlage passieren kann. Groß- und Kleinschreibung ist nicht relevant.

Nachträglich ändern

Müssen an einer Eingangsrechnung Änderungen vorgenommen werden, klicken Sie auf die Schaltfläche “Nachträglich ändern”. FreeFinance aktiviert jene Felder, die abhängig vom Status noch bearbeitbar sind.

Doku-Archiv

Mit der Schaltfläche Doku-Archiv kann die aktuelle Eingangsrechnung mit Dokumenten verknüpft werden. Wählbar sind bereits im Doku-Archiv angelegte Dokumente, aber auch neu hochzuladende Dateien. Mehr zur integrierten Dokumentenablage.

Unterstützung bei der Belegzuordnung erhalten Sie dabei durch die Schaltfläche „Passende Dokumente suchen“. Diese untersucht alle Ihre durch OCR-ausgelesenen Dokumente nach Übereinstimmungen und ordnet so der Eingangsrechnung automatisch den passenden Beleg zu.

Drop-Zones

Nutzen Sie hier unsere Drop-Zones um Dateien einfach hochzuladen. Ziehen Sie Ihre Dokumente einfach in die vorgesehene Box

Storno

Eine Eingangsrechnung kann über die Schaltfläche Stornieren storniert werden.

Storno einer bereits bezahlten Eingangsrechnung

Wurde der Beleg bereits bezahlt, müssen im Dialog folgende Daten eingegeben werden:

  • Stornodatum: Achten Sie hier auf das korrekte Stornodatum (damit die Stornobuchungen in den korrekten Zeitraum für Finanzamtsmeldungen fällt)
  • Stornogrund: Vergeben Sie einen Grund für die Stornierung (zB: Fehleingabe, Falsches Datum, Doppeleingabe, etc.)

Durch Drücken der Schaltfläche Stornieren bestätigen Sie die Stornierung, mit Abbrechen brechen Sie die Stornierung ab.

Storno eines Offenen Posten in der E/A-Rechnung

Ist die Option "OP Eingangsr." Grundeinstellung aktiviert und wurde der Beleg noch nicht bezahlt, kann die Eingangsrechnung gelöscht werden. Dies ist möglich, da sie noch unwirksam für die Buchhaltung war.

Durch Drücken der Schaltfläche Löschen bestätigen Sie die unwiederbringliche Löschung, mit Abbrechen brechen Sie den Löschvorgang ab.

Storno von Eingangsrechnungen aus dem Kontoauszug

In solchen Fällen werden Sie bei Klick auf "Stornieren" aufgefordert, in den Kontoauszug zu navigieren. Dort stornieren Sie die Eingangsrechnung über das  -Symbol.

Integrierte Kommunikation

Sie können zur Eingangsrechnung eine Frage an Ihren verbundenen Berater senden. Mehr zur integrierten Kommunikation.

Schaltflächen

Die folgenden Schaltflächen sind je nach Status bei einer Eingangsrechnung verfügbar:

  • Speichern: Datensatz wird gespeichert. Wurde die Eingangsrechnung als bezahlt eingegeben, vergibt FreeFinance eine fortlaufende Belegnummer und nimmt die Verbuchung vor.
  • Übernehmen: Die Rechnungszeile wird gespeichert und übernommen - aber noch nicht gebucht.
  • Weitere Zeile: Eine weitere Rechnungszeile wird zu dieser Rechnung hinzugefügt.
  • Speichern und buchen: Datensatz wird gespeichert und in der Buchhaltung verbucht.
  • Stornieren: Wenn Sie den eingegebenen Datensatz stornieren möchten, verwenden Sie diese Schaltfläche. Details zur Stornierung siehe Storno.
  • Anlagenbuch: Handelt es sich um eine Anlage, wird automatisch ein Anlagenbucheintrag erstellt. Navigieren Sie mit dieser Schaltfläche zum Anlagenbuch.
  • Stornobeleg: Ist Ihr aktueller Beleg storniert, führt diese Schaltfläche zum Stornobeleg.
  • Originalbeleg: Ist Ihr aktueller Beleg ein Stornobeleg, führt diese Schaltfläche zum Originalbeleg.
  • Nachträglich ändern: Abhängig vom Status sind gewisse Felder nachträglich änderbar.
  • Doku-Archiv: Verlinken Sie ein bestehendes Dokument aus dem Doku-Archiv / Cloud-Speicher, oder laden Sie ein neues hoch.
  • Stornieren: Eine Eingangsrechnung kann storniert werden.
  • Löschen: Eine noch nicht bezahlte Eingangsrechnung kann gelöscht werden.
  • Kopieren: Erstellen Sie eine neue Eingangsrechnung auf Basis der bestehenden Daten.
  • Als Vorlage speichern: Speichern Sie die Eingangsrechnung als Vorlage, um wiederkehrende Belege schneller verbuchen zu können (Miete, Telefongebühren,…)