Aufzeichnung

Aus FreeFinance
Wechseln zu: Navigation, Suche

Aufzeichnung

Ordnungsmäßigkeit und Aufbewahrungspflicht

Kommt es zu Steuerprüfungen, wird zuerst Augenmerk auf die geordnete Aufzeichnung gelegt. Werden diese den folgenden Regeln entsprechend geführt, beginnt die eigentliche Prüfung der inhaltlichen und betriebswirtschaftlichen Punkte.

Grundsätzlich sind alle Aufzeichnungen spätestens einen Monat und 15 Tage nach Ablauf des aktuellen Geschäftsmonats durchzuführen. Dieser Termin ist für die Verrichtung einer korrekten Umsatzsteuervoranmeldung notwendig. Bei Kleinstunternehmern bzw. unecht steuerbefreiten Unternehmern sind die Aufzeichnungen spätestens zu Quartalsende durchzuführen.

Ordnungsmäßigkeit

Unter den §§ 131 und 132 der Bundesabgabenordnung (BAO) sind die Vorschriften zur Aufzeichnung und Ordnungsmäßigkeit geregelt. Grundsätzlich müssen folgende Regeln eingehalten werden:

  • Aufzeichnungen müssen richtig, vollständig, lückenlos und in chronologischer Abfolge durchgeführt werden.
  • Die Fristen müssen eingehalten werden.
  • Die Summenbildung muss leicht nachvollziehbar sein.
  • Aufzeichnungen können im Inland und Ausland gemacht werden, jedoch in einer lebenden Sprache.
  • Eine Prüfung durch das Finanzamt muss durchführbar sein (sowohl im Inland als auch im Ausland) und das innerhalb einer angemessener Frist.
  • Die Nachvollziehbarkeit der Buchungen und Details muss gewährleistet sein. Dies ist vor allem bei Streichungen und Stornierungen zu berücksichtigen.
  • Die Bezeichnung der Konten und Aufzeichnungen muss den Geschäftszweck erkennen lassen und dementsprechend richtig verwendet werden.
  • Es darf keine nachträgliche Änderung an den Aufzeichnungen möglich sein.

Dies bedeutet, dass

  • Keine Leerräume zwischen den Zeilen verwendet werden dürfen
  • Keine Daten nachträglich unkenntlich gemacht (durchstreichen, schwärzen) oder entfernt (radieren) werden dürfen
  • EDV-Systeme keine nachträgliche Änderung an Aufzeichnungen zulassen dürfen und wenn dann nur in protokollierter Form, sodass alle Änderungen nachvollziehbar sind.

In der BAO § 131 Abs. 1 Z 6 (Stand: 15.09.2007) werden folgende Sätze zu diesem Thema beschrieben:

"Die Eintragungen sollen nicht mit leicht entfernbaren Schreibmitteln erfolgen. An Stellen, die der Regel nach zu beschreiben sind, sollen keine leeren Zwischenräume gelassen werden. Der ursprüngliche Inhalt einer Eintragung soll nicht mittels Durchstreichens oder auf andere Weise unleserlich gemacht werden. Es soll nicht radiert und es sollen auch solche Veränderungen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit ungewiss lässt, ob sie bei der ursprünglichen Eintragung oder erst später vorgenommen worden sind. Werden zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen oder bei der Erfassung der Geschäftsvorfälle Datenträger verwendet, sollen Eintragungen oder Aufzeichnungen nicht in einer Weise verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr ersichtlich ist. Eine Überprüfung der vollständigen, richtigen und lückenlosen Erfassung aller Geschäftsvorfälle, beispielsweise durch entsprechende Protokollierung der Datenerfassung und nachträglicher Änderungen, soll möglich sein." [RISBKA01]

  • Trotz EDV-Aufzeichnungen müssen Originaldaten und Belege aufbewahrt werden. In die EDV-Aufzeichnungen muss innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen immer Einsicht genommen werden können. Werden die Aufzeichnungen auf Datenträgern gespeichert, muss eine vollständige und korrekte Wiedergabe der Geschäftsfälle jederzeit möglich sein.

In der BAO § 131 Abs. 3 (Stand: 15.09.2007) lauten die folgenden Sätze zu diesem Thema: „Zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen können Datenträger verwendet werden, wenn die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist; die vollständige und richtige Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle soll durch entsprechende Einrichtungen gesichert werden. Wer Eintragungen in dieser Form vorgenommen hat, muss, soweit er zur Einsichtgewährung verpflichtet ist, auf seine Kosten innerhalb angemessener Frist diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung stellen, die notwendig sind, um die Unterlagen lesbar zu machen, und, soweit erforderlich, ohne Hilfsmittel lesbare, dauerhafte Wiedergaben beibringen. Werden dauerhafte Wiedergaben erstellt, so sind diese auf Datenträgern zur Verfügung zu stellen. “ [RISBKA01]

  • Bei EDV-Aufzeichnungen muss eine Möglichkeit des Drucks oder Exports (unformatierte Textdateien) der Daten in Form von Listen durchführbar sein.
  • Keine Aufzeichnung ohne Beleg!

Der Grundsatz, dass keine Aufzeichnung ohne Beleg durchgeführt werden soll bzw. darf, ist ein ganz entscheidender. Selbst Ausgaben, die keine konkreten Belege zu Grunde haben, müssen belegt werden. Dies sind z.B.: Diäten und Kilometergeld. Der Nachweis über die Korrektheit der Aufzeichnungen muss auch hier, beispielsweise durch ein Kilometerbuch, erfolgen.

Werden diese Grundsätze beachtet, gilt die Vermutung der sachlichen Richtigkeit. Gibt es Grund zur Annahme, dass die Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäß durchgeführt wurden, kann dies zu Teil- oder Vollschätzung des Betriebsergebnisses führen. Eine Teilschätzung kann vor allem durch den Einsatz von EDV-Systemen, die weder eine Änderungshistorie noch eine Änderungsverhinderung implementiert haben, von der Finanz als notwendig erachtet werden. Als Beispiel sei an dieser Stelle die Führung der EAR mittels Microsoft Excel ohne Zusatzsoftware oder Makros angeführt.

Löschen und Änderungen

Einmal in der Einnahmen – Ausgaben Rechnung eingegebene Daten, unabhängig ob es sich um Einnahmen, Ausgaben, Anlagen oder sonstige Daten handelt, sind nicht änder- bzw. löschbar. Um bereits eingegebene Daten jedoch trotzdem den wirtschaftlichen Änderungen anzupassen, ist die Stornierung zu einem definierten Zeitpunkt die einzige Lösung. Bei Änderungen ist eine Neuanlage dieser Buchung durchzuführen und die bisherige wird inaktiv. Dadurch werden die Aufzeichnungspflichten eingehalten und entsprechen den gesetzlichen Vorgaben.

Dies bedeutet, dass der Datensatz ab einem bestimmten Datum in der EAR vorhanden ist und im Gegensatz später, ab dem Stornodatum, wieder mit negativem Vorzeichen verwendet wird.

Beispiel:

Eine Festplatte wird um 100 EUR am 2.1.2008 gekauft und als Ausgabe eingegeben.
Am 3.4.2008 wird die Festplatte defekt retourniert - Kaufpreis wird rückerstattet. Die Ausgabe im System wird mit 3.4.2008 storniert
Auswirkungen im System:
Negativ erfolgswirksam ist die Ausgabe im Februar: -100 EUR
Positiv erfolgswirksam ist die Stornierung im April: +100 EUR
(dh: die Stornierung wird als eine negative Ausgabe gesehen)
Die Behandlung von stornierten Einnahmen erfolgt analog

Die Grundlagen sind per Betrugsbekämpfungsgesetz geregelt: "Werden zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen oder bei der Erfassung der Geschäftsvorfälle Datenträger verwendet, sollen Eintragungen oder Aufzeichnungen nicht in einer Weise verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr ersichtlich ist. Eine Überprüfung der vollständigen, richtigen und lückenlosen Erfassung aller Geschäftsvorfälle, beispielsweise durch entsprechende Protokollierung der Datenerfassung und nachträglicher Änderungen, soll möglich sein." [RISBKA01]

Aufbewahrungspflicht

Im Allgemeinen sind Aufzeichnungen und Belege sieben Jahre lang aufzubewahren. Ausnahmen kann es nur für gemischt genutzte Grundstücke geben. Bei ihnen verlängert sich die Aufbewahrungspflicht auf 22 Jahre. Aufzubewahren sind sowohl die Originalbelege, als auch die Aufzeichnungen darüber jeglicher Form. Die Wiedergabe von Aufzeichnungen die mittels EDV geführt und gespeichert wurden, muss ebenso jederzeit, lückenlos, vollständig und korrekt innerhalb der Fristen möglich sein.

Siehe auch