Artikel Importieren (Anwendung)

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Übersicht

Vorallem bei Händlern und Unternehmern mit vielen Artikeln ist die händische Eingabe von Artikeln oft nicht möglich. Weiters werden oft Kataloge von Großhändlern zum Weiterverkauf verwendet.

Der Artikelimport stellt die Funktionalität zur automatisierten Erstellung des Artikelstammes auf Basis einer CSV-Datei zur Verfügung.

Wie alle Importer ist auch der Artikelimport als Assistent aufgebaut und führt durch die einzelnen Schritte.

Export/Import

Wollen Sie den FreeFinance-Artikelstamm überarbeiten, können Sie über die spezielle Funktion Artikel exportieren in der Artikelübersicht die gewünschten Artikel exportieren, einem Programm Ihrer Wahl bearbeiten und im Anschluss wieder importieren.

Grundlagen zum Import

  • Wenn Sie viele Artikel haben (mehr als ca. 500), teilen Sie Ihre Artikel auf mehrere Dateien auf. So ist es einfacher, etwaige Fehler oder fehlende Daten zu beheben.
  • Stellen Sie sicher, dass am Ende der Datei nicht weitere Zeichen (zB: ;;;;;;;;;;;) stehen. Diese können beim Import zu Fehlern führen.
  • Eine Datei mit neuen Artikeln darf nur einmal importiert werden. Bei einem erneuten Import der gleichen Datei würden die Artikel in FreeFinance doppelt angelegt werden.
  • Das Aktualisierungen von Artikeln kann nur mit eindeutiger Systemnummer erfolgen!

Weitere Informationen zum Import sowie Informationen über Zeichensätze können unter Import nachgeschlagen werden.

Assistent

Folgende Schritte sind beim Importieren durchzuführen:

  1. Datei hochladen
  2. Spalten zuordnen
  3. Vorschau
  4. Zusammenfassung

Datei hochladen

Laden Sie die Datei im CSV-Format (durch Strichpunkt getrennte Textdatei) hoch und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Bitte beachten Sie die Wahl des richtigen Zeichensatzes: Werden Umlaute nicht oder nicht richtig dargestellt, stimmt uU. der gewählte Zeichensatz nicht überein - versuchen Sie in so einem Fall einen anderen aus der Liste zu wählen.

Vorlage herunterladen

CSV-Vorlage herunterladen: Laden Sie eine Vorlage mit einer Beispielzeile speziell für den Artikelimport herunter.

Spalten zuordnen

In diesem Schritt werden den Datenfeldern in FreeFinance die einzelnen Spalten der CSV-Datei anhand der ersten Zeile zugeordnet.

  • Stimmen Spaltenüberschriften mit den folgenden Spaltennamen überein, erfolgt die Zuordnung automatisch.
  • Stimmen einzelne Spaltenüberschriften nicht überein, können die Spalten den Datenfeldern in FreeFinance manuell zugeordnet werden
  • Sollen einzelnen Spalten nicht importiert werden, kann im Auswahlfeld Diese Spalte nicht importieren gewählt werden
  • Pflichtspalten müssen importiert werden

Datenfelder

Um die Daten automatisch richtig zuzuordnen müssen die Spaltenüberschriften in den importierten Dateien mit den folgenden Spaltenüberschriften übereinstimmen.

Spaltenüberschrift Format Pflicht Beschreibung
Systemnummer Text nein Interne Sytemnummer zum eindeutigen Identifizieren von Artikeln, die nicht neu angelegt sondern aktualisiert werden sollen.

Sollten Sie durch den Export des Artikelstammes Systemnummern in dieser Spalte haben belassen Sie diese und verändern Sie diese nicht. Die Systemnummer wird für neue anzulegende Artikel automatisch vergeben.

Name Text ja Name des Artikels
Artikelnummer Text nein Nummer des Artikels oder Produkts
Beschreibung Text nein Beschreibung des Artikels
Artikelkategorie Text nein Der Code der Kategorie in FreeFinance. Bitte vergeben Sie eindeutige Kategorie-Codes!
Einkaufspreis Zahl nein Netto-Einkaufspreis des Artikels
Spannenwert Zahl nein Ihre Spanne auf den Netto-Einkaufspreis + Aufschlag in absolutem Betrag (Spanne (in Prozent))
Spanne (in Prozent) Zahl nein Ihre Spanne auf den Netto-Einkaufspreis + Aufschlag in Prozent (alternativ zu Spannenwert)
Aufschlagswert Zahl nein Eventueller Aufschlag auf den Netto-Einkaufspreis in absolutem Betrag (alternativ zu Aufschlag in Prozent)
Aufschlag (in Prozent) Zahl nein Eventueller Aufschlag auf den Netto-Einkaufspreis in Prozent (alternativ zu Aufschlagswert)
Verkaufspreis Zahl ja Netto-Verkaufspreis des Artikels
Einheit Text nein Interner Code der Einheit in FreeFinance. Mögliche Werte siehe bitte Einheiten
Gewicht Zahl nein Zahl für das Gewicht
Größe Text nein Freier Text der die Größe beschreibt
Belegart Zahl ja Nummer der Belegart (Kontonummer) in FreeFinance; Beispiel: 4000
Standardsteuersatz Zahl ja Standard-Steuersatz für diesen Artikel; Beispiel: 20, 10 oder 0
Währung Text ja Währungscode nach ISO in FreeFinance.
Lieferantennummer Text nein Lieferantennummer aus dem Lieferantenstamm in FreeFinance. Bitte vergeben Sie eindeutige Lieferantennummern im Lieferantenstamm.
Lieferantenname Text nein Eingabe eines Lieferantennamen ohne Verbindung zum Lieferantenstamm.
Bestellnummer Text nein Ihre Bestellnummer bei Ihrem Lieferanten
Barcode Text nein Barcode
Freitext1 Text nein Freier Text, nur zur internen Verwaltung, Notizen, etc - wird auf keinem Geschäftsdokument verwendet
Freitext2 Text nein Freier Text, nur zur internen Verwaltung, Notizen, etc - wird auf keinem Geschäftsdokument verwendet
Freitext3 Text nein Freier Text, nur zur internen Verwaltung, Notizen, etc - wird auf keinem Geschäftsdokument verwendet

Vorschau

In der Vorschau werden:

  • entweder Fehler angezeigt die einen erfolgreichen Import verhindern oder
  • es werden die zu importierten Daten vorab zusammengestellt

Achten Sie auf die Darstellung von Sonderzeichen, um bei Bedarf den Zeichensatz ändern zu können.

Durch Drücken der Schaltfläche Speichern werden die Daten importiert und in FreeFinance gespeichert.

Zusammenfassung

Die Zusammenfassung zeigt alle Details zum erfolgten Import:

  • Erstellte Einträge: Anzahl neu erstellter Artikel
  • Aktualisierte Einträge: Anzahl aktualisierter Artikel
  • Nicht importiert: Angabe der Spalten, welche nicht importiert wurden

Siehe auch

Import
Artikelübersicht
Artikel Überblick
Faktura Überblick (Anwendung)
Registrierkassa