Getting Started: Registrierkassa und die Registrierkassenpflicht in FreeFinance

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Benötige ich eine Registrierkasse?

Einfach herausgefunden:

Prüfen Sie ganz bequem in FreeFinance über Einnahmen-Ausgaben-Rechnung > Eingegebene Belege > Einnahmen mit der Option "Bezahlt auf", ob Ihre Barumsätze im Jahr 2015 bereits die Grenze von 7.500€ überschreiten. Falls ja, sind Sie bereits mit 1.1.2016 von der Registrierkassenpflicht betroffen!

Getting Startet mit der Registrierkassa

Kassen-Administration

Konfigurieren Sie Ihre "Kassa/Kassen" einfach und bequem:

Setup Ihrer Kassa

Die Kassaeinstellung umfasst sowohl die Kassa-Namen und Nummern als auch die Layouteinstellungen. Die Layout-Anpassungsmöglichkeiten des Barbelegs reichen von A4-Belegen bis zu Bondrucker für 80mm breite Bondrucker, die PDF-Dateien drucken können. Beispiel hierfür ist der Epson TM-T20II Details unter Registrierkassa Einstellungen

Voraussetzung ist die Erstellung eines Zahlungsmittelkontos mit einer Kassa-Belegart (Konto)

Nähere Informationen in den Kassen-Einstellungen

Zur Aktivierung der Kassa sind noch zwei Schritte notwendig:

Registrieren/Erstellen der Signatur

Nachdem das Produkt Signaturzertifikat a.sign RK ONLINE bestellt wurde ist das Zertifikat bei A-Trust abholbereit. Geben Sie dafür eine der drei möglichen Identifikationsmöglichkeiten an und klicken Sie auf Registrieren.

Registrieren der Signatur

Aktivierung der Kassa

Ist die Kassa fertig erstellt und die Signatur von A-Trust registriert, können Sie die Kassa aktivieren.

Die Signatur ist automatisch ausgewählt. Lesen Sie Informationen im Dialog gut durch und wenn Sie einverstanden sind, aktivieren Sie die Kassa.

Aktivieren der Kassa mit Signatur

Bei erfolgreicher Aktivierung, wird der Startbeleg sofort erstellt und die Kassa ist einsatzbereit.

E-Mail Versand

Die erstellten Bons können als PDF-Dateien per E-Mail an die Kunden versendet werden. E-Mail Vorlagen und die direkte Verwendung von Kundendaten sind möglich.

Testkassa

Eine Testkassa wird automatisch angelegt. Die Testkassa dient zum Testen, Training oder für Schulung. Eine Testkassa verbucht keine Salden in die Buchhaltung und ist auch nicht in der Rechnungslegung für Bargeldeingang verwendbar.


Melden der Signatur und Kassa an das Finanzamt

Sowohl Signatur als auch Kassa müssen zeitnah an das Finanzamt gemeldet werden. Dies kann entweder direkt (händisch) in FinanzOnline erfolgen oder aber automatisch mittels Schnittstelle an FinanzOnline übertragen werden.


Signatur melden

Signaturinformation und Meldung an Finanzamt

Der Dialog zeigt die Signaturinformationen. Wird manuell in FinanzOnline gemeldet, sind diese Informationen mittels Copy/Paste händisch zu übertragen. Ist die Direktschnittstelle zum Finanzamt aktiviert, kann die Übertragung auch automatisch erfolgen.


Kassa melden

Kasseninformation und Meldung an Finanzamt

Der Dialog zeigt die Information zur Kassa. Wird manuell in FinanzOnline gemeldet, sind diese Informationen mittels Copy/Paste händisch zu übertragen. Ist die Direktschnittstelle zum Finanzamt aktiviert, kann die Übertragung auch hier direkt und automatisch erfolgen.



Dashboard - Alle Funktionen auf einen Blick

Im Registrierkassa-Dashboard sind alle Funktionen auf einen Blick dargestellt:

Registrierkassa Dashboard

Vom Dashboard aus können Sie direkt:

Bar-Entnahmen und Bar-Einlagen

Erfassen Sie Bar-Entnahmen bzw. Bar-Einlagen in die Kassa um zB: den Anfangsstand (Bar-Einlage) der Kassa einzugeben.

Neue Bar-Einlage
Neue Bar-Entnahme

Bar-Entnahmen sind vor allem für die Einzahlung der Tageslosung auf ein Bankkonto.

Nähere Informationen zu Bareinlagen oder -entnahmen einstellen

Barbeleg (Bareinnahme, Bons) erstellen

Erstellen Sie Ihre Barbelege (Bons) und drucken diese aus!

Neuer Barbeleg

Nähere Informationen zu neue Bareinnahmen-Belege erstellen


Tagesabschluss, Auswertungen

Tagesabschlüsse mit Verbuchung in Ihrer FreeFinance-Buchhaltung einschließlich

  • Periodenbericht zum Auswerten der Kassa-Einnahmen pro Tag, Monat oder Jahr
  • Warengruppenbericht (Artikelstamm aus dem Rechnungslegungsmodul)
  • Bedienerbericht (entspricht dem bei FreeFinance angemeldeten Benutzer)
  • Datenerfassungsprotokoll inkl. der Detailaufstellung aller eingegebenen Belegen

Testen Sie die Registrierkassa in vollem Umfang - mit der Testkassa können Sie sich einfach und unkompliziert einen Überblick verschaffen!

Nähere Informationen zu Tagesabschluss, Monatsabschluss und Verbuchen in die Buchhaltung sowie zu den Berichten

Anforderungen für Barbelege (Bareinnahmen)

ab 2016

FreeFinance setzt die den Richtlinien entsprechenden Barbelege aktuell um. Generiert wird dabei eine PDF-Datei, die Sie auf herkömmlichen und gewohnten Weg herunterladen und ausdrucken können.

  • Anzeige von
    • Logo (optional) + Daten des leistenden Unternehmens
    • Fortlaufende Nummer
    • Tag der Belegausstellung
    • Menge und handelsübliche Bezeichnung zur Rechnungszeile
    • Betrag der Barzahlung

ab 2017

FreeFinance setzt jetzt schon alle Anforderungen um und stellt mit der Integration von A-Trust Online eine vollständig integrierte Signatur zur Verfügung!

Beleg-Erweiterung gemäß aktuellem Stand

Anzeige der zusätzlichen Details

  • Kassen-Identifikationsnummer
  • Tag und Uhrzeit der Belegausstellung
  • Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt
  • Maschinenlesbarer Code, dieser enthält
    • Kassenidentifikationsnummer
    • Fortlaufende Nummer des Barumsatzes
    • Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
    • Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen
    • Umsatzzähler (verschlüsselt)
    • Seriennummer Signaturzertifikat
    • Signaturwert des vorhergehenden Barumsatzes

Signatureinheit ab 2017

Ab sofort bietet FreeFinance die konforme Lösung an. Die komplett integrierte Signaturerstellungseinheit der A-Trust ist mittels Schnittstellen eingebunden und wird vollständig integriert und komfortabel für den Benutzer angebunden.

Drucker

Es stehen 2 Optionen zum Druck von Barbelegen zur Verfügung:

a) die Belege werden auf A4 - wie gewohnt zB: in der Rechnungslegung - gedruckt.

b) die Belege werden auf 80mm Bondrucker gedruckt:

Getestete sogenannte webprintfähige Bondrucker sind aktuell:

  • Epson TM-T20II
  • Epson TM-T88V

Gerne nehmen wir Ihre Modelle auf, die Sie erfolgreich mit FreeFinance im Einsatz haben!

Sonstiges

  • FreeFinance - Ideen, um Ihnen eine Reduzierung für das Ausstellen von Barbelegen zu ermöglichen, indem Sie die Zahlung eines Kunden bequem vor Ort über eine Bankanweisung anfordern können:
    • Ihr Kunde kann die Überweisung per EPS direkt über die EPS-Integration in FreeFinance beauftragen (zukünftig angedacht)
    • Ihr Kunde kann die Überweisung über die Anzeige eines QR-Code mit seiner Banking-App beauftragen
  • Im Fall von "Kalte Hände" eigene Registrierkassen-Buchung am Tagesende (als grundlegende Ausnahme der Richtlinie)
  • Webshop auf Ihrer Seite als Möglichkeit der Bestellung und Bezahlung

Andere Registrierkassen

  • Über das Modul Kontoauszugslader besteht die Möglichkeit, CSV-Dateien aus einem externen Registrierkassen-System in FreeFinance zu importieren und die Tagessalden im Anschluss in die Buchhaltung zu verbuchen.
  • Weiters arbeiten wir aktuell mit Partnern an einer Kooperation zur direkten Anbindung externer Kassensysteme zur Verbuchung der Tagessalden.

Software vs. Hardware

Als reiner Software-Dienstleister wird FreeFinance ausschließlich eine webbasierte Software-Lösung für die neuen Anforderungen bereitstellen - leider können wir keinen Hardware-Support leisten bzw. werden wir keine Hardware-Pakete anbieten (Geräte wie spezielle Bondrucker, Kassenlade, Kundendisplay).

Der als PDF-Datei generierte Barbeleg kann wie auch bereits jetzt bei der Rechnungslegung heruntergeladen und auf einem Drucker Ihrer Wahl ausgedruckt werden - bei aufrechter Internetverbindung.

Geeignete USB-Barcode-Scanner (die sich wie eine Tastatur verhalten) können bei entsprechender Barcode-Erfassung im Artikelstamm bereits jetzt in Kombination mit einem PC oder Laptop zur Artikel-Auswahl bei Rechnungen genutzt werden. Es gibt prinzipiell auch Bluetooth-Barcode-Scanner, die für Tablets/Smartphones geeignet sind!

FreeFinance ist bereits jetzt über den Browser auf Ihrem Tablet bzw. Smartphone benutzbar!

Siehe auch

Getting Started