FAQ

Aus FreeFinance
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Sie haben Fragen zu Funktionsweise oder Bedienung von FreeFinance? Auf den FAQ-Seiten versuchen wir diese kurz und klar zu beantworten.

Fehlermeldung FreeFinance

Es tritt eine Fehlermeldung auf und ich weiß nicht was sie bedeutet oder wie ich sie lösen kann: Siehe Fehlermeldungen

FreeFinance

Frage Antwort
Ich will FreeFinance über die Testphase hinaus verwenden. Was habe ich zu tun? Am Ende der Testphase erhalten Sie nach erfolgreichem anmelden auf der Startseite einen farblich hervorgehobenen Block "Produkte abgelaufen". Klicken Sie den darin enthaltenen Link und gelangen Sie auf die Produktübersicht. Hier erhalten Sie einen Überblick über Ihre Produkte und deren Laufzeit. Sie entscheiden welche Produkte Sie weiter verwenden wollen, indem Sie über die Schaltfläche "bestellen" die jeweiligen Produkte um 1 Jahr verlängern.
Wie kann man die Funktionalität von FreeFinance erweitern? Gehen Sie unter Einstellungen / Produkte / Neue Produkte und wählen Sie aus weiteren verfügbaren Produkten, wie zb: Reisekosten, Dokumentenmanagement oder Rechnungslegung (Faktura).
Wann findet die Rechnungslegung statt? Die erste Rechnung erhalten Sie nach der Verlängerung etwaiger Testmonat(e). In den weiteren Jahren wird jeweils nach der Verlängerung die Rechnung für FreeFinance erstellt.
Wie kann man FreeFinance kündigen? Wollen Sie nach der Testphase FreeFinance nicht weiter verwenden müssen Sie nichts weiter unternehmen. Haben sie bereits eine Rechnung erhalten / bezahlt und möchten FreeFinance nicht weiter verwenden müssen Sie ebenso nichts weiter unternehmen - Ihr Vertrag endet automatisch solange Sie nicht weiter verlängern.
Kann ich Daten exportieren? Alle Daten, die in FreeFinance eingegeben oder berechnet werden, können auch exportiert werden. Hierzu können die Formate PDF, Excel, CSV oder XML gewählt werden.
Kann ich Daten importieren? Ausgewählte Daten können in FreeFinance auch importiert werden. Details siehe unter Import.

Rechnungslegung (Faktura)

Frage Antwort
Was ist die digitale Signatur und was bringt mir das? Die digitale Signatur ist vom Finanzministerium für den korrekten Vorsteuerabzug von digital übermittelten Rechnungen (zb: als PDF in E-Mails) vorgeschrieben. Details zur digitalen Signatur unter Digitale Signatur in der Rechnungslegung
Die Signatur ist ungültig - was bedeutet das? Jede digitale Signatur wird grundsätzlich vom Adobe Acrobat Reader als ungültig eingestuft. Dies kann jedoch geändert werden - folgen Sie der Anleitung unter Digitale Signatur in der Rechnungslegung um Ihren Adobe Acrobat Reader die digital gültige manubu Signatur beizubringen.
Wie kann ich die Signatur überprüfen? Gehen sie auf pruefung.signatur.rtr.at und laden Sie die erstellte, signierte PDF-Datei hoch. Sie erhalten sofort die Gültigkeitsprüfung der Signatur.
Wie gebe ich Gutscheine und deren Einlösung ein? Details in der eigenen Gutscheine-Hilfeseite
Probleme beim E-Mail-Versand von Rechnungen und Dokumenten? Mailversand How-Tos und Problemlösungen für den Standardmailversand und Versand über den eigenen Mailserver

Registrierkassa

Frage Antwort
Ist die Registrierkassa auch ab 2017 zugelassen? Ja - die Registrierkassensicherheitsverordnung 2017 ist bereits umgesetzt und die Kassa ist RKSV 2017 konform!
Ich habe aktuell Kassen - wie lange sind die gültig und was muss ich machen zum Umsteigen? Alle bestehenden Kassen sind bis 31.12.2016 gültig - alle neuen Kassen sind nur noch gemäß RKSV 2017 erstellbar. Wir haben eine genaue Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Umstieg für Sie.
Wie viele Kassen kann ich anlegen? Sie können beliebig viele Kassen anlegen. Jede Kassa benötigt eine eindeutige Belegart (Konto) in der Buchhaltung.
Wie viele Signaturen benötige ich? Sie benötigen nur eine (1) Signatur pro Mandant, dh: pro Buchhaltung.
Wie kriege ich die Signatur? Die Signatur wird über FreeFinance bestellt und für Sie registriert.
Wer ist der Signatur Hersteller und welche Signatur wird verwendet? Die Signatur wird von A-Trust bereitgestellt und über Online-APIs direkt in FreeFinance verwendet. Wir kümmern uns um alles - Sie müssen nichts tun!
Wie melde ich die Signatur oder Kassa dem Finanzamt? Wenn Sie das Produkt Direktschnittstelle zum Finanzamt haben, müssen Sie nichts händisch machen sondern nur auf die Buttons klicken - wir machen die Meldung für Sie! Sie können die Daten aber auch selbst im FinanzOnline melden!
Wie legen ich mehrere Finanzarten an? Sie können einfach mehrere Kassen anlegen und diese nach der Finanzart benennen, zB: Kreditkartenkassa, Hauptkassa, etc
Meine Belegart Kassa finde ich nicht mehr in der EA-Rechnung nach aktivierter Kassa! Wird eine Belegart, zb: Kassa 2700, mit der Registrierkassa verbunden, kann diese Belegart nicht mehr direkt in der EA-Rechnung verwendet werden. Der Kassastand in der Registrierkassa muss mit dem Kassastand in der Buchhaltung übereinstimmen weshalb keine manuellen Buchungen auf der Belegart getätigt werden können.
Was kann die Testkassa nicht? Grundlegend kann die Testkassa alles mit zwei Ausnahmen: a) Die Integration in die Rechnungslegung ist nicht möglich b) Tagesabschluss buchen in die Buchhaltung wird nicht durchgeführt.
Wie kann ich Barausgaben in einer Registrierkassa buchen? Die Barausgaben werden immer in der EA-Rechnung als Ausgabe gebucht. Die richtige Verbuchung ist unter Registrierkassa beschrieben.
Probleme beim E-Mail-Versand von Rechnungen und Dokumenten? Mailversand How-Tos und Problemlösungen für den Standardmailversand und Versand über den eigenen Mailserver

Einnahmen Ausgaben Rechnung

Frage Antwort
Was sind die Unterscheide von Einnahmen Ausgaben Rechnung und Pauschalierung und was muss ich in FreeFinance tun Alle Details unter Einnahmen Ausgaben Rechnung und Pauschalierung (Anwendung).
Ausgaben aus dem EU-Ausland (innergemeinschaftliche Lieferung oder Reverse Charge Leistung) Details hierzu auf der Spezialseite Reverse Charge und ig Lieferungen.
Ausgaben aus dem EU-Ausland mit ausländischer Umsatzsteuer Details hierzu auf der Spezialseite für Vorsteuerrückerstattungsverfahren]].
Wie verbuche ich Einkäufe aus dem EU-Ausland, wie innergemeinschaftliche Lieferungen oder Reverse Charge Leistungen? Die Eingabe erfolgt unter Ausgabe erweitert. Ein Beispiel ist unter Ausgabe erweitert - Sonderbuchungen verfügbar.

Nach Wahl der Belegart muss der Steuersatz gewählt werden, der im Inland normalerweise für diese Lieferung oder Leistung zu bezahlen wäre. Durch die Wahl der Sonderbuchung wird die Ausgabe zu einer innergemeinschaflichen Lieferung oder Reverse Charge Leistung.

Wie kann ich meine eigenen Belegarten (Konto) einrichten oder erstellen? Eine Neuanlage eines Kontos funktioniert immer über Kopieren eines "vergleichbaren" Kontos. da hinter jedem Konto liegen eine Fülle von Regeln, die für die richtige Verwendung in der UVA, Est/Ust-Erklärung notwendig sind. Details zu den Einstellungsmöglichkeiten von Belegarten (Konten) unter Kontenübersicht und Kontenverwaltung.
Wie kann man bei Bank, Kassa oder Verrechnungskonto Finanzamt den Anfangsbestand setzen? Der Anfangsbestand wird mittels Umbuchung erstellt. Für den jährlich neuen Anfangsbestand auf einem Bankkonto ist zu Beginn des Jahres eine Umbuchung zu erstellen.
Was passiert beim Abschließen von Einnahmen/Ausgaben/Umbuchungen? Durch das Abschließen ist der Beleg nicht mehr änderbar. Alle Belege, die in einer UVA enthalten sind werden im Zuge der Meldung automatisch abgeschlossen.
Ich möchte Einnahmen oder Ausgaben eingeben mit anderen Steuersätzen als 10% und 20% österreichische Umsatzsteuer - ist dies möglich? Ja - Details unter Umsatzsteuer Sonderfälle
Was passiert beim Abschließen der Beilage zur Einkommensteuererklärung? Durch das Abschließen der Beilage zur EST-Erklärung wird das betroffene Finanzjahr geschlossen. Dadurch ist keine Buchung in diesem Finanzjahr mehr möglich. Dies sollte der letzte Schritt sein und nach der tatsächlichen Meldung an das Finanzamt durchgeführt werden.
Wie kann ich eine Saldenliste bekommen? Unter dem Menüpunkt Einnahmen Ausgaben Rechnung / Analyse / Belegarten Analyse kann die Saldenliste für die gewünschten Parameter erstellt werden.
Ich möchte bestimmte Belege speziell markieren, damit ich diese später wieder finde. Wie kann ich das machen? Vergeben Sie einfach einen speziellen Text bei der Eingabe von Einnahmen/Ausgaben/Umbuchungen oder auch Rechnungen, Lieferscheinen, etc. in dem Feld "Notiz". Nach diesem Text können Sie jederzeit wieder suchen und die so markierten Datensätze (Belege) wiederfinden.
Wie gebe ich Gutscheine und deren Einlösung ein? Details in der eigenen Gutscheine-Hilfeseite

Finanzamtsmeldungen

Frage Antwort
Welche Finanzamtsmeldungen werden automatisch an FinanzOnline übertragen? Sofern die Einstellungen unter Direktschnittstelle Finanzamt korrekt durchgeführt wurden, werden die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) sowie die Zusammenfassende Meldung (ZM) direkt an FinanzOnline übertragen.
Welche Finanzamtsmeldungen müssen selbst in FinanzOnline eingetragen werden? Im Rahmen der Einkommensteuererklärung müssen die Daten aus der Umsatzsteuererklärung (U1) und Beilage zur Einkommensteuererklärung (E1A) eingefügt werden. Die Daten für diese Erklärungen/Meldungen werden aus FreeFinance automatisch erstellt und müssen nur in FinanzOnline übertragen werden. Wenn die Direktschnittstelle Finanzamt nicht gewünscht bzw. eingetragen ist müssen auch die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) und die Zusammenfassende Meldung (ZM) auf Basis der erstellen Daten aus FreeFinance selbst in FinanzOnline eingetragen werden.

Anlagenbuch

Frage Antwort
Ich habe eine Anlage gekauft und möchte diese in FreeFinance eingeben. Geben Sie die Anlage über den Menüpunkt Anlagenbuch / Neue Anlage ein. Hierbei wird die Anlage als Ausgabe im Sinne der Umsatzsteuer (Vorsteuerabzug) als Ausgabe aufgenommen. Zugleich wird ein Datensatz im Anlagenverzeichnis erstellt. Das Anlagenverzeichnis ist dann für die Abschreibungen im Sinne der Afa oder GwG zuständig.
Ich möchte eine Anlage, die vor der Verwendung von FreeFinance bereits angeschafft wurde, in FreeFinance aufnehmen und weiter abschreiben. Geben Sie die Anlage über den Menüpunkt Anlagenbuch / Übernahme Alt-Anlage direkt im Anlagenbuch mit den originalen Anschaffungsdaten (Datum, Preis, etc) ein. Die bereits abgeschriebenen Jahre werden im Feld "Jahre abgeschrieben" eingegeben (unabhängig ob Halb- oder Ganzjahres Abschreibung). Das System erstellt den Abschreibungsplan automatisch. Details unter Übernahme Alt-Anlage.

Siehe auch

Fehlermeldungen